5 coisas que todo empreendedor precisa conhecer sobre emissão de Nota Fiscal Eletrônica

O ano de 2018 ficou marcado na contabilidade brasileira como o ano definitivo em que as NF-e passaram a fazer parte da vida de um número ainda maior de empresas. A emissão de nota fiscal eletrônica é uma solução que veio para ficar e promete facilitar a vida de empresários, profissionais de contabilidade e dos consumidores em geral.

Porém, como toda novidade, ela pode causar um pouco de estranheza inicialmente. Até que todas as empresas estejam completamente familiarizadas com a emissão de NF-e ainda vai levar um certo tempo. Essa medida requer das companhias uma atenção maior às suas finanças e o uso de softwares de gestão contábil passa a ser mais do que um diferencial competitivo, mas também uma necessidade.

Será que a sua companhia está preparada para essa nova realidade? Aqui, listamos 5 coisas que todo empreendedor precisa saber sobre a emissão de nota fiscal eletrônica:

1. A sua empresa precisa estar inscrita no SEFAZ

Essa informação pode parecer um pouco óbvia para aqueles que já emitem notas fiscais eletrônicas, mas se a sua empresa está migrando agora para essa modalidade, saiba que é essencial ficar atento a esse primeiro detalhe. Toda empresa que emite NF-e para venda de mercadorias precisa estar devidamente registrada no SEFAZ em seu estado de origem.

Pode ficar tranquilo, a não inscrição no sistema do SEFAZ não caracteriza nenhuma penalidade ou multa, porém é necessário estar inscrito para poder proceder à emissão. Já no que diz respeito à emissão de notas fiscais de serviços, nesse caso a inscrição a ser feita é na prefeitura do seu município de origem. Em ambos os casos, o procedimento é ajustado às exigências do CNAE (Cadastro Nacional de Atividades Econômicas) do seu negócio.

2. Há a necessidade de um certificado digital

O certificado digital é o item que dá autenticidade às suas emissões de nota fiscal eletrônica. Ele funciona como uma espécie de assinatura digital, validando todas as notas fiscais emitidas. Existem vários tipos de certificados e eles variam de acordo com as características da empresa. O certificado digital leva em consideração o tipo de nota fiscal emitida (série A, série S, entre outras).

Ao contratar um software de gestão de informações contábeis, como o Sage Business Cloud NF-e, o valor da mensalidade já contempla um certificado digital que pode ser usado na emissão de notas fiscais. Nesse caso, você poupa o trabalho de ter que adquirir um certificado digital à parte, pois tudo fica integrado ao seu programa emissor de notas fiscais eletrônicas. E, o melhor de tudo: os dados ficam armazenados na nuvem, podendo ser acessados a partir de qualquer lugar.

3. Fique por dentro do regime tributário da sua empresa

Muitas empresas, especialmente as de pequeno porte, incorrem no erro de achar que estão economizando ao não contratar os serviços de um profissional de contabilidade. No entanto, basta o primeiro atraso no pagamento de algum tributo para perceber que as multas são altas e que não vale a pena correr riscos necessários sem a orientação de um profissional qualificado. Empresa legalmente constituída é coisa séria e quando falamos de empresas capazes de emitir notas fiscais eletrônicas, a atenção deve ser redobrada.

Conhecer o regime tributário no qual a sua empresa se enquadra é um bom exemplo disso. Os MEI (microempreendedor individual) têm limite de faturamento anual de R$ 81 mil e limitação de contratar apenas um funcionário. Ultrapassar esse valor fará com que você pague uma carga maior de tributos. Se o faturamento ultrapassar em 20% o máximo, então você terá que se desenquadrar do MEI e seus impostos irão retroagir dentro da próxima categoria.

Já no caso das ME (microempresa) e das EPP (empresas de pequeno porte) o faturamento máximo anual é de R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões, respectivamente. Por fim, aquelas que faturam acima dos R$ 4,8 milhões anuais podem escolher ainda os regimes de lucro real ou lucro presumido, entre outras formas de cobrança tributária.

4. Não erre: aprenda o passo a passo para emissão de NF-e

A emissão de notas fiscais eletrônicas é um processo bastante simples, mas isso não quer dizer que ele possa ser feito de qualquer jeito. É preciso prestar muito atenção ao preenchimento de todos os campos para que não haja erros. Errar no preenchimento de uma nota fiscal eletrônica implica no cancelamento dela, além de eventuais multas e processo mais trabalhosos caso o erro não seja percebido a tempo.

Os dados que você vai precisar, em geral, são os seguintes: dados completos do cliente (razão social, CNPJ, inscrição estadual, inscrição municipal, endereço completo); descrição dos produtos; CFOP (código fiscal de operação e de prestações); valores; natureza da operação e códigos de tributação. Empresas com mais de um CNAE, devem discriminar na nota o código emissor correspondente àquela transação.

Uma dica: use softwares de gestão contábil para automatizar esse processo. Com eles, é possível criar bancos de dados com todas essas informações, ficando mais fácil selecioná-las em uma lista do que ter que digitar campo por campo toda vez que for necessário emitir uma nova nota fiscal.

5. Invista em tecnologia: use um software de gestão contábil

Por último, mas não menos importante, vamos reforçar um conceito que já mencionamos ao longo do texto: você precisa investir em um software de gestão contábil. Já ficou no passado o tempo em que uma empresa conseguia ser competitiva no mercado realizando manualmente todas as tarefas contábeis. Hoje, é uma questão de sobrevivência informatizar esse aspecto do negócio.

O Sage Business Cloud NF-e traz muitas vantagens em um único pacote. Além de ser um emissor de notas fiscais de produtos e serviços e de contar com um certificado digital, a boa notícia é que esse sistema pode ser contratado mesmo por empresas que estão começando agora. O valor das mensalidade é muito acessível e além disso todas as informações podem ser acessadas online, uma vez que o sistema é baseado na nuvem.

Fonte: Sage Brasil