Abrir uma empresa e se lançar no mercado como “empreendedor” é o sonho de muitas pessoas. Porém para ter um negócio legalizado no Brasil, é preciso seguir as etapas para abrir uma empresa, juntando uma série de documentos e pagando taxas e impostos.

Para facilitar todo este processo na hora de abrir uma empresa, elaboramos um passo a passo para ajudá-lo. Fique atento, pois são muitas as etapas. Embora abrir a empresa propriamente dita seja algo relativamente rápido, dar conta de todos os aspectos burocráticos do processo é algo que pode tomar pelo menos um seis meses. Preparado para iniciar essa jornada? Vamos lá!

1. A elaboração do Contrato Social

O Contrato Social é o primeiro passo para a formalização de uma empresa. Este é o documento que irá tirar do papel e colocar em prática o que a sua empresa será. Ele pode ser considerado o item mais importante na formação de uma empresa e, por essa razão, deve ser o seu primeiro objeto de análise antes de qualquer coisa. O Contrato Social deve conter os seguintes itens:

  • Razão Social – Que indica de se você é um Microempreendedor Individual, uma Empresa Limitada ou Sociedade Anônima;
  • Quais os objetivos – Quais tipos de produtos ou serviços serão comercializados;
  • Ramo de atuação – Em qual segmento de mercado sua companhia se encaixa;
  • Endereço e se a Prefeitura permite que a atividade seja realizada neste local – algumas empresas podem requerer documentos extras, como alvará de funcionamento e inspeções e vistorias por parte do Corpo de Bombeiros e da Saúde Pública;
  • Quanto de capital será investido – O valor destinado a compor o capital social da empresa;
  • Caso tenha sócios, quem serão?

O contrato social é o documento fundador da empresa e deve ser feito de forma cautelosa e responsável, sempre especificando o que cada um vai fazer na empresa, como ela será administrada e tantas outras regras que devem ser previamente estabelecidas e que viabilizam uma execução sustentável. O ideal é contar com a ajuda de um contador ou uma empresa especializada para orientar em todos os procedimentos e auxiliar sobre o enquadramento fiscal da empresa.

2. Definindo o regime tributário

Nesse aspecto, é fundamental que você seja orientado por um profissional de contabilidade para que possa tomar a decisão correta. A escolha do regime tributário da sua empresa deve levar em consideração o ramo do seu negócio e as perspectivas de faturamento que você tem. No primeiro ano, por exemplo, pode ser mais interessante abrir um negócio como MEI – se a sua atividade assim permitir -, pois a carga tributária é consideravelmente menor.

No entanto, se houver perspectivas reais de que o faturamento será 20% maior do que o máximo permitido pela modalidade – R$ 81 mil ao ano – ou ainda houver a necessidade de contratação de mais de um funcionário (MEI só tem direito a uma contratação), então já é melhor partir para o segundo patamar, o do Simples Nacional.

Fique atento ainda ao CNAE da atividade que será desempenhada. Muitas vezes, atividades similares têm cargas tributárias distintas. Escolher a “errada” fará com que você pague mais impostos sem necessidade. Novamente, ressaltamos que é fundamental que um profissional de contabilidade oriente esse processo e indique quais são as alternativas mais viáveis.

3. Registrando o nome de uma empresa

Após a elaboração do contrato social, é hora de registrar o nome fantasia/marca da empresa corretamente. Três passos são fundamentais a serem seguidos:

Antes de qualquer coisa é preciso saber se já existe algum registro de uma outra empresa com o nome escolhido no site do Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI); você pode fazer uma pesquisa gratuita no próprio site do INPI.

Depois, determine em que classes de atividade econômica será feito o registro (CNAE), através do site do IBGE. Muitas vezes, mesmo que não exista um produto em uma determinada área, algumas empresas optam por fazer registros em áreas correlatas, visando apenas proteger a marca. Por essa razão, é preciso checar com cautela a área que você deseja e também possíveis áreas correlatas que possam valorizar o seu produto.

O registro do nome fantasia pode ser feito online, no site do INPI. Esse é um processo bastante demorado, cuja conclusão pode demorar mais de dois anos. Entretanto, quanto antes você começar, antes terá o seu registro ou, na pior das hipóteses, poderá utilizar essa data retroativa como indicativo que já pleiteava aquela propriedade.

Vale lembrar que esse passo não é obrigatório. Muitas empresas passam toda a sua existência sem fazer o registro de marca e nem por isso têm algum tipo de problema. Entretanto, conforme a sua companhia cresce, maiores são as chances de que um registro de marca passe a fazer falta em termos jurídicos.

4. Os procedimentos na Junta Comercial

Com as devidas verificações de que não existe uma outra empresa com o mesmo nome, é hora de proceder ao arquivamento do ato constitutivo (contrato social) da empresa na Junta Comercial ou no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas. Consulte qual é a unidade do órgãos mais próxima da sua região.

Entre os documentos que você vai precisar, destacamos os seguintes:

  • Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto (três vias)
  • Cópias autenticadas do RG e do CPF do titular, no caso de sócios, também deverão ser anexados
  • Requerimento padrão (Capa Junta Comercial) (uma via)
  • Ficha de cadastro nacional (FCN) (modelo 1 e 2) (uma via)
  • Pagamento de taxas através de DARF

Após a documentação ser aprovada pela Junta Comercial, será possível retirar o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa). Somente após essa etapa que você estará apto a ter um número de CNPJ, o “RG” da sua empresa.

5. Obtendo o CNPJ da empresa

Estamos quase na parte final do processo. Com o NIRE em mãos, é possível obter o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). Todo o processo pode ser feito no site da Receita Federal e todas as empresas, independentemente do seu regime tributário, devem ter o seu registro em dia na Receita Federal.

A partir desse momento, sua empresa estará apta a praticamente todas as prerrogativas que a legislação determinada. Por exemplo, ela poderá emitir notas fiscais, abrir conta em instituições financeiras, solicitar empréstimos e contratar funcionários. Além disso, assume ainda uma série de obrigações, como o recolhimento de impostos e tributos e a declaração anual de Imposto de Renda.

6. Outros procedimentos para abrir uma empresa

No caso de o contribuinte ser um prestador de serviço, então ele deverá ir até à Prefeitura (ou administração regional ou Secretaria Municipal da Fazenda indicada pelo município) da cidade de lotação da empresa para adquirir o alvará de funcionamento. Entre os documentos necessários estão:

  • Formulário próprio da Prefeitura
  • Consulta prévia de endereço aprovada
  • Cópia do CNPJ
  • Cópia do Contrato Social
  • Laudos dos órgãos de vistoria (quando necessário)

No caso de empresas que comercializam produtos, a inscrição deverá ser feita na Secretaria da Fazenda, para que a empresa se torne contribuinte do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), os documentos que deverão ser apresentados são:

  • DUC (Documento Único de Cadastro) – (três vias)
  • DCC (Documento Complementar de Cadastro)  – (uma via)
  • Cópia autenticada do comprovante de endereço dos sócios
  • Cópia autenticada que prove direito de uso do imóvel (contrato de locação ou escritura)
  • Número do cadastro fiscal do contador
  • Comprovante de contribuinte do ISS (para as empresas prestadoras de serviço)
  • Certidão Simplificada da Junta Comercial (para empresas constituídas há mais de três meses)
  • Cópia do ato constitutivo
  • Cópia do CNPJ
  • Cópia do alvará de funcionamento
  • Cópia do RG e CPF dos sócios

7. Use um software de gestão

Embora pequenas empresas não vejam necessidade em utilizar um software de gestão, ter uma solução modular e completa, com valor acessível, faz toda a diferença para o negócio, pois ajuda no controle e organização da empresa, sobrando tempo para que você, empreendedor, foque em outras atividades, como capacitações e novas ideias para o seu empreendimento.

Sage Start conta com recursos de controle de estoque e vendas, além de controle de fluxo de caixa e emissão de nota fiscal.

Arregace as mangas e bom trabalho

Não estamos aqui para desanimar ninguém, muito pelo contrário. Nossa missão é levar mais informações para você para que sua companhia saia do papel e se transforme em uma promissora realidade. No entanto, é inegável que esse é um processo trabalhoso, recheado de detalhes e que se torna confuso para muitos empreendedores.

A partir do momento que a empresa é aberta, o trabalho aumenta. Não é à toa que mais da metade dos negócios fecha as portas nos dois primeiros anos, justamente por não observarem regras básicas como essas que mencionamos acima. Sendo assim, é chegada a hora de arregaçar as mangas e começar a trabalhar em prol da sua empresa.

Tenha em mente que você precisa ter um plano de negócios e precisará saber quais são as competências mais importantes da sua empresa. Peça ajuda de especialistas se for necessário, mas procure eliminar as suas dúvidas sempre que possível. Não sabe por onde começar? Assista a esses dois vídeos complementares:

Por que eu preciso de um plano de negócios?

O que são Core Competencies?

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