Você sabe como calcular a folha de pagamento? Na matéria de hoje vamos passar algumas dicas para você leitor esclarecer suas dúvidas sobre este assunto.

A maioria dos colaboradores de uma empresa não se dá conta do longo processo pelo qual os salários dos empregados passam antes de chegarem aos contracheques.

E por isso é comum vermos empresários se perguntando: como calcular a folha de pagamento da minha empresa?

Pois, nem tudo que influencia a operação consta nos holerites, sendo assim é preciso se atentar a todas as etapas desse cálculo.

Nos tempos de hoje com tanta tecnologia já é possível calcular a folha de pagamento com praticidade e eficiência através de Softwares especializados.

Mas é primordial todo empregador ou profissional de contabilidade  conhecer os elementos contabilizados no contracheque.

E pensando nisso nós preparamos uma matéria para você leitor compreender melhor os detalhes desse assunto.

Vamos listar abaixo alguns dos tributos e taxas que incidem sobre o salário vem como as suas respectivas metodologias de cálculo.

Lembrando, mesmo que a sua empresa adote um sistema de gestão moderno, como softwares que automatizam boa parte do processo, é importante conhecer esses detalhes.

INSS

Todo colaborador contribui com uma porcentagem do salário bruto ao INSS, mas por se tratar de um cálculo relativo, esse valor não é o mesmo para todos os funcionários.

Para quem soma remuneração bruta de até R$ 1.556,94 contribui com 8% à Previdência Social.

Quem alcança vencimentos acima de R$ 1.556,94 e até R$ 2.594,92 tem desconto de 9%, sobre salário acima de R$ 2.594,92 e até R$ 5.189,82, a incidência é de 11%.

O teto da contribuição é de R$ 570,88, apenas para holerites com total igual ou superior a R$ 5.189,83.

FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço tem a porcentagem única de 8%, calculada sobre o salário bruto, com exceção do salário-família, caso esse seja um direito do funcionário em questão.

Ao contrário do INSS, quem arca com o depósito do FGTS é o empregador.

E isso é uma falha de muitas empresas, pelo fato de os depósitos não estarem confirmados no contracheque do empregado, existem algumas empresas que preferem fazê-lo em períodos específicos (a cada 3 meses, 6 meses).

O que acaba sendo irregular, pois, a falta desses depósitos pode ser questionada, colocando a empresa em uma situação desagradável.

IRRF

As alíquotas do Imposto de Renda Retido na Fonte são organizadas por faixas, a base de cálculo é a remuneração bruta menos o valor de INSS apurado.

  • 1ª faixa: 7,5% sobre bases entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
  • 2ª faixa: 15% sobre bases entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
  • 3ª faixa: 22,5% sobre bases entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
  • 4ª faixa: 27,5% sobre bases iguais a R$ 4.664,69 ou acima desse número.

OBS: Para quem possui dependentes, a dedução é de R$ 189,59 no desconto apurado.

SALÁRIO-FAMÍLIA

Este abono só é previsto para pessoas de baixa renda, sobre ele não há nenhum tipo de incidência ou desconto e a base para consideração é o salário bruto.

Para os trabalhadores cuja a base de cálculo não ultrapassa R$ 806,80 têm direito a R$ 41,37.

Na faixa 2°, cujo ganho é de R$ 29,16, constam funcionários que o rendimento se encontra entre R$ 806,80 e R$ 1.212,64.

VALE-TRANSPORTE

Se for necessário é obrigação do empregador proporcionar acesso a transporte público aos funcionários, se ele optar por descontar o benefício o valor total do abono deve ser de no máximo 6% sobre os vencimentos, independentemente do valor da passagem.

A empresa também pode oferecer o próprio serviço de transporte, a fórmula de pagamento não muda.

VALE-REFEIÇÃO

O vale-refeição em intervalo de jornada diária não é obrigatório, porém, por se tratar de um benefício muito valorizado, a maioria das empresas o concede aos seus colaboradores.

O máximo de desconto sobre o valor fornecido (vouchers) é de 20%, este abono não pode ser calculado sobre o salário.

Como calcular a folha de pagamento?

De acordo com o  artigo 225 do Decreto 3048/1999. Nos incisos I E II a elaboração da folha de pagamento é uma obrigação da empresa.

Cálculo da Folha de Pagamento

Veja o passo a passo nos incisos I e II:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Em primeiro momento é preciso apurar a remuneração bruta, pois essa é a base de INSS, FGTS e salário-família.

Portanto aplica-se às porcentagens de Fundo de Garantia e contribuição à Previdência Social, verificando a ocorrência ou não de salário-família e IRRF.

Caso ocorra, este abono é somado aos vencimentos após se descontar o valor de INSS, por não ser de direito pode ocorrer IRRF e sendo assim basta aplicar a alíquota da faixa na qual a base de cálculo se encaixa com a dedução por dependentes, se existirem.

Para o trabalhador deve ser informado o valor bruto e o valor líquido, uma vez que o recebimento do histórico dessas informações é um direito do trabalhador e, aos olhos da contabilidade, tem função essencial para qualquer empresa.

Conheça algumas dicas para você elaborar folhas de pagamentos

São muitos itens para serem observados, pois, essa não é uma tarefa simples ou que possa ser administrada por qualquer um.

E por isso se os seus conhecimentos sobre o assunto forem limitados, busque a orientação de profissionais de contabilidade e finanças para não cometer erros.

Veja algumas dicas

1. Escolha um sistema

Muitas empresas montam planilhas simples no próprio Excel, é uma opção boa, mas com o passar do tempo e o aumento no volume de dados você verá que a situação ficará insustentável.

E para não perder tempo, o melhor para se fazer é recorrer a softwares específicos de gestão de informações contábeis e financeiras. 

Isso fará com que a sua companhia ganhe tempo, não sendo necessário despender de longas horas do dia com o preenchimento manual de dados.

2. Atualize os dados dos colaboradores

Alimente a planilha ou o software, com as informações dos colaboradores, inserindo dados como nome completo, endereço, cargo que ocupa, salário líquido, horas extras, descontos de benefícios.

Personalize uma forma que atenda com precisão a todas as necessidades da sua empresa.

3. Separe o salário bruto ao líquido

Já falamos sobre isso no início da nossa matéria, o salário líquido é o valor do salário bruto menos os descontos do INSS e o IR.

Se você utilizar o Excel, crie uma fórmula para facilitar o cálculo, ou utilize a função SE.

É importante que a empresa esteja atenta sobre o que deve pagar de contribuição e o que deve ser pago ao funcionário.

Verifique a porcentagem do desconto do INSS de acordo com a faixa salarial, pois ela pode variar.

A utilização de um software específico para geração de folhas de pagamento é a melhor maneira de obter resultados mais rápidos e minimizar erros.

4. Compute as horas trabalhadas

Pode acontecer em um determinado mês o salário de um colaborador tenha alguma diferença devido às horas trabalhadas e independente da sua empresa adotar o pagamento de horas extras em períodos específicos ou utilizar o banco de horas, o cálculo deve sempre estar previsto.

5. Cheque informações relevantes

Um ponto importante é que o cartão de ponto deve ser verificado constantemente, pois ele influencia diretamente nas informações a serem alimentadas na folha de pagamento, informando sobre faltas, atrasos, horas extras realizadas, entre outras. 

Para facilitar faça um Checklist de todas as informações que devem ser confirmadas a respeito de um funcionário.

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Por Laís Oliveira