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Manter o código eSocial atualizado é uma das obrigações às quais os empregadores devem atentar durante o exercício das funções de um ou mais colaboradores. Essa informação é essencial para que a obrigação possa ser cumprida de forma correta e dentro do prazo estipulado.
No artigo de hoje, mostraremos o que é esse código, quando ele expira e o que você pode fazer para emitir um novo após o seu vencimento. Acompanhe!
O código eSocial é uma obrigação que consta no Manual do Empregador Doméstico em seu item 1.1. O usuário do sistema deverá emitir o seu próprio código, que terá uma validade de 3 anos. Ao fim de cada período, ele deve ser renovado.
Para entender a importância desse processo, você deve saber que o simples fato de não fazer a renovação do código eSocial acarreta a impossibilidade de enviar a sua obrigação mensal. Como consequência, você terá que arcar com as multas e demais sanções que ocorrem a partir do não envio do eSocial.
Para renovar o seu código do eSocial, basta seguir alguns passos bem simples que podem ser feitos diretamente no portal em que são enviadas as obrigações mensais. Confira os principais passos que devem ser dados para a renovação do código.
O primeiro passo é entrar no portal do eSocial na internet. Inicialmente, você não notará a opção de gerar um novo código. Entretanto, ao tentar fazer o login no sistema, você será notificado de que é necessário gerar um novo código de acesso.
No topo da página aparecerá uma mensagem contendo a seguinte descrição: “Código de acesso expirado. Favor gerar um novo código de acesso”. Assim, basta clicar no link e você será redirecionado à página que dá início ao processo de gerar uma nova sequência de caracteres. Ela servirá para entrar no eSocial e também terá uma validade de 3 anos.
Ao clicar no link que aparecerá no topo da tela, você será redirecionado à primeira página de coleta de dados. Nela, será necessário fornecer algumas informações simples do usuário da plataforma, tais como:
Em seguida, basta clicar em “avançar”. O sistema vai validar os dados para continuar o processo de renovação do seu código do eSocial.
A terceira etapa também é muito simples, mas necessita de algumas informações adicionais da pessoa física responsável pelo envio das informações ao eSocial.
Além do CPF e/ou CNPJ e data de nascimento, também será necessário que você informe os números dos recibos das suas duas últimas declarações do Imposto de Renda.
Essa numeração pode ser facilmente encontrada em seu recibo de entrega da DIRPF dos anos anteriores. Ele está situado na segunda página do documento, dentro de um espaço retangular. O número é composto por 12 dígitos. Entretanto, o usuário do eSocial deverá informar apenas os 10 primeiros para a emissão do seu código.
Algumas pessoas podem ter perdido o seu recibo de entrega da Declaração do Imposto de Renda, principalmente por serem declarações de anos anteriores. Se este for o seu caso, não precisa se apavorar.
Basta agendar um horário e dirigir-se até a secretaria da Receita Federal mais próxima de você e solicitar o espelho do recibo de suas declarações. Nesse documento, deve constar o número necessário para ser informado no sistema.
Caso você tenha alguma dúvida ou dificuldade para encontrar a sequência, solicite ao atendente que lhe mostre os 12 dígitos que compõem a numeração — lembrando que somente os 10 primeiros devem ser inseridos no sistema para a geração de um novo código.
Feito isso, o seu código será gerado. Fácil, não é?
Ou seja, estamos diante de um procedimento muito simples de realizar, mas que pode trazer prejuízos para o empregador se for negligenciado.
Você precisa armazenar essa informação com muito cuidado. Algumas pessoas preferem anotar, outras tiram um print (uma foto instantânea da tela) e salvam o arquivo em um computador seguro.
Entretanto, o ideal é que você faça as duas coisas e, se possível, salve a sequência em mais locais como forma de manter um backup de segurança. Afinal, esse código deve ser utilizado pelos próximos 3 anos para enviar a sua obrigação do eSocial.
Quando novas obrigações são propostas pelo Governo Federal, algumas pessoas podem achar estranha a criação de códigos e outros formatos para acessar os sistemas necessários à transmissão da obrigação.
Além do código de acesso (presente em sistemas como: Simples Nacional, e-CAC e outros), há ainda a facilidade dos certificados digitais — que, em muitos casos, substituem essas sequências numéricas.
Muitos podem se perguntar: mas por que tantos códigos e certificados para acessar as obrigações de uma empresa ou, até mesmo, Pessoa Física? A resposta é simples: para garantir a segurança nos dados enviados.
Essas obrigações carregam informações sigilosas de um negócio. O eSocial é o responsável por transmitir dados profissionais dos colaboradores da sua empresa, tais como: salários, cargos, tributos, entre outras informações que devem ser reservadas ao empregado e ao empregador.
Sendo assim, o código ou certificado digital é a ferramenta necessária para garantir que todas essas informações não sejam desviadas ou capturadas por pessoas mal-intencionadas, que estão diariamente se esforçando para quebrar os processos de segurança implantados pela Receita Federal.
O código eSocial garante que os dados dos seus colaboradores e do seu negócio trafeguem com segurança pela rede mundial de computadores. Assim, eles estão protegidos da ação de hackers e pessoas que atuam sequestrando dados empresariais e, depois, cobram uma espécie de resgate para que as organizações possam reaver as informações essenciais para a sua gestão.
Como já sabemos, o eSocial traz muitas informações importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de entrega.
Sendo assim gostaríamos que conhecessem nosso treinamento completo e totalmente na prática de departamento pessoal e eSocial para contadores. Aprenda todos os detalhes do departamento pessoal de forma simples e descomplicada. Saiba tudo sobre regras, documentos, procedimentos, leis e tudo que envolve o setor, além de dominar o eSocial por completa. Essa é a sua grande oportunidade de aprender todos os procedimentos na prática com profissionais experientes e atuantes no segmento, clique aqui acesse já!
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