Quem possui um escritório contábil ou atua na área de contabilidade sabe como a grande quantidade de processos e normas pode engessar o dia a dia. E isso fica ainda pior quando compromete o resultado que almeja dar ao seu cliente, afinal atendê-lo bem é a alma do negócio. Mas como otimizar processos contábeis? Confira algumas dicas! Antes de tudo, é importante explicar que essas medidas que vamos propor num primeiro momento parecem muito distantes, porém se você começar a implementá-las com o passar do tempo tanto sua produtividade como a satisfação e, consequentemente, o lucro da sua empresa vai aumentar. Sem falar nos benefícios que trabalhar continuamente traz, como a prevenção de muitos problemas de gerenciamento. Vamos lá?
Mantenha as documentações organizadas
Tudo bem, sabemos que você já possui uma rotina e que provavelmente dá muita atenção neste quesito. Contudo, nossa recomendação aqui é em como estruturar a organização de toda documentação que mantém. Sugerimos definir categorias de despesas, classificando elas (seja no mundo físico ou digital) visando tomadas de ações futuras. Por exemplo, ter uma área exclusiva para contas a pagar evita atrasos de pagamentos que acarretam em juros. Além disso, organizá-los de acordo com os vencimentos para conferir diariamente as obrigações fica muito mais prático. Embora seja muito simples, o fato de planejar e organizar o fluxo dos documentos vai fazer você ganhar produtividade e evitar multas tributárias. Como o papel prejudica o meio ambiente, estraga e é bem mais lento de se procurar uma informação, recomendamos que você armazene seus documentos na nuvem. Afinal, os benefícios são inúmeros:
- Você pode acessar os arquivos de vários lugares e atender os clientes em horários incomuns
- Os documentos podem ser visualizados e editados por mais de um funcionário simultaneamente
- Os arquivos ficam muito mais seguros, reduzindo a perda de documentos (mesmo digitais, uma vez que na nuvem eles recebem backup constantemente)
- É muito mais fácil de organizar e movimentar os documentos no mundo digital do que no físico
Compartilhe a responsabilidade
Centralizar as tarefas é muito natural na contabilidade, principalmente em pequenas empresas, porém esse hábito se mostra um problema no longo prazo. Há férias, há dias em que você pode ficar doente e quanto mais contas você tiver, difícil absorver tudo sozinho. Portanto, o ideal é capacitar seus empregados e fomentar uma cultura que compartilhe a responsabilidade seguindo diretrizes claras e transparentes. É claro, isso leva tempo e muito provavelmente exige que a revisão vire uma etapa do processo, mas pense que você ganhará em escala no futuro. Vale ressaltar ainda que são os próprios funcionários que acabam lidando com muitos dos clientes para solucionar problemas, sendo assim quanto mais intimidade eles tiverem com algumas atividades, mais produtivos eles serão e mais motivados e felizes tendem a ser, uma vez que são capazes de resolver entraves sozinhos. Faça a divisão das tarefas, implemente um rodízio, crie um fluxograma de todas as atividades para consulta e tenha o hábito de realizar sessões de treinamento, sobretudo com novos funcionários. Aliás, o simples ato de repetir o treinamento acaba reforçando muito a cultura empresarial.
Busque uma solução digital para gerir processos contábeis
Rever o fluxo de trabalho de sua empresa com o objetivo de modernizá-la é fundamental. As mudanças legislativas são constantes e os clientes estão cada vez mais antenados sobre as ferramentas e o modo de trabalho de quem eles contratam. Por isso, mantenha-se atualizado! Via sage
