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Para aqueles que querem fazer um acompanhamento de notas emitidas, a melhor ferramenta é a manifestação de NFe; saiba mais sobre o assunto.
Deixar que notas fiscais sejam emitidas, canceladas ou alteradas sem o conhecimento da sua empresa pode resultar em muitas dores de cabeça. É por essa razão que grandes empresários estão sempre em busca das melhores formas de como consultar as notas emitidas contra um CNPJ.
Em primeiro lugar, há que se pensar na segurança. Independentemente do seu porte, uma empresa precisa sempre estar de olho nas notas que são emitidas contra o seu CNPJ. Qualquer descuido relacionado a notas emitidas de maneira incorreta ou cancelamentos sem que a sua companhia esteja ciente pode causar problemas na hora que a sua contabilidade for declarar suas movimentações junto à Receita Federal.
A Nota Fiscal eletrônica (NFe) pode ser considerada um avanço e tanto nesse sentido. O documento eletrônico criado para substituir as notas fiscais impressas é mais seguro e permite a automatização do processo de emissão. Além disso, os dados gerados podem ser compartilhados em tempo real entre as empresas e o governo, o que reduz as possibilidades de fraude.
A segurança é garantida graças à utilização de um Certificado Digital, uma espécie de assinatura eletrônica que permite comprovar a autenticidade de uma transação. Ao final desse processo, há economia para o empresário e mais segurança para todos os envolvidos.
O Portal Nacional da SEFAZ é uma das maneiras mais simples de se consultar notas fiscais eletrônicas. No entanto, antes de tudo, é preciso compreender o que são cada um dos números relacionados a uma NFe. É comum que haja muita confusão nesse sentido, de maneira que usuários menos experientes tendem a não conseguir concluir o processo.
O primeiro passo é identificar o número da nota fiscal. De acordo com a legislação brasileira, as notas fiscais de uma empresa devem ser numeradas de 000.001 a 999.999, obrigatoriamente.
Além disso, toda nota fiscal tem um número de série, iniciando sempre por “1”. Vamos exemplificar para facilitar a sua compreensão.
Quando uma empresa inicia os seus negócios, a primeira nota fiscal emitida será da série 1 e terá o número 000.001. Após emitir 999.999 notas, ou seja, tendo esgotadas as possibilidades numéricas, passa-se então para a série 2 e a numeração volta ao 000.001. Assim ocorre sucessivamente com as séries seguintes.
A vantagem é que você não precisa, necessariamente, ter em mãos o número da NFe ou o respectivo XML para consultá-la. No entanto, você precisará da chave de acesso, um código de 44 dígitos e que pode ser utilizado no site da Secretaria da Fazenda do seu estado.
Agora que você conhece o significado de cada uma das numerações, é hora de aprender a como consultar as notas.
E onde encontrar a chave de acesso correta? A resposta para essa pergunta está no DANFe (Documento Auxiliar da NFe). Somente com ele em mãos é que você poderá consultar a chave de acesso. Na maioria dos casos o fornecedor envia o DANFe impresso ou por e-mail para a empresa. Dessa forma, se você ainda não recebeu esses dados, solicite-os o quanto antes.
Obviamente, recorrer à solução mais simples permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas. Softwares de gestão contábil alinhados a uma boa assessoria contábil auxiliam no processo e agilizam o trabalho, aumentando o controle sobre os processos internos da empresa. Organizar as informações é essencial e até mesmo uma planilha de controle com os dados das notas fiscais emitidas contra a sua empresa já é uma importante aliada na gestão do seu negócio.
Trata-se de um cuidado que não pode ser visto como um excesso de zelo, mas sim como mais uma atribuição de rotina da sua contabilidade. Portanto, mesmo seguindo um processo manual mais burocrático, não deixe de lado a checagem de dados vitais para a sua companhia.
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