Contador: Como inovar e se modelar frente a crise

- Momento atual contábil

2020 era um ano bastante promissor para a grande maioria dos contadores e para economia brasileira como o todo, uma oportunidade de virar a chave do tradicional para o digital, participar de grandes eventos, trabalhar o processo de tecnologia pra poder otimizar os processos da contabilidade e aproveitar o ganho de tempo, criar novos serviços e soluções, porém fomos chocados com a pandemia do Corona Vírus, deixando bastante difícil e fragilizada a relação entre contador e cliente. Consequentemente todo esse planejamento é prorrogado e redimensionado para o ano de 2021, pois os próximos meses serão para juntar os cacos e tentar trabalhar na recuperação dos clientes, recuperar a estrutura das empresas que por um pouco não quebraram e estão caoticamente fragilizadas por conta da crise. 

Podemos categorizar os escritórios de contabilidade em três categorias em relação a tecnologia: os que não usufruem de muita tecnologia, os que já usufruem e os que já tem o hábito do uso nas suas atividades. 

• Os que não usufruem de muita tecnologia na execução das suas atividades, os tradicionais, esses ainda estão no momento inicial de enquadrar sua equipe para trabalho home office, trabalhar a comunicação com seus clientes através de vídeos. 
• Os que já colocaram sua equipe em home office, já implementou ferramentas, esses já estão trabalhando a questão da produtividade e comunicação assertiva com seu cliente.  
• Os que já têm o hábito e estão um pouco mais avançados nessas questões, estão na fase de aperfeiçoamento do processo de vendas, marketing, alavancagem do escritório mesmo estando trabalhando home office, já que a equipe tem acesso à rede servidora de dados da empresa com infraestrutura tecnológica. Com oportunidade de criar novas bases, pois o escritório não foi tão prejudicado de fato e avança. 

Esse é um resumo do momento atual que vivem as empresas de contabilidade, sendo debilitada sua base e relação com seu público alvo. 

- Enfretamento da crise 

Sabemos que a pandemia trouxe mudanças para nossa sociedade, uma delas sem dúvidas foi o início da crise, e com isso as empresas precisam se atentar a não perderem o time dos seus processos, precisam muito estarem bem informadas com tudo que acontece no mundo, adaptando-se em saídas mais vantajosas para sua organização.  Os contadores podem se posicionar de forma eficaz para enfrentar a crise, como trabalhar a redução de custos e despesas da empresa, aderir de novas tecnologias nas atividades dos seus colaboradores, negociações e renegociações com fornecedores, combate a inadimplência, combate a rescisão dos contratos, boa atualização de orientação trabalhista para seus clientes internos e externos, linhas de crédito voltados para bancos comerciais e do governo, marketing e vendas forte principalmente no digital, fazer simulações de gestão financeira para entender qual será o cenário nos próximos meses e assim ter recursos para criar um planejamento estratégico assertivo para  sua empresa.   

• Redução de custos e despesas. Um bom contador precisa estar preparado para momentos críticos, vale salientar que ele deve entender quais são os custos físicos e quais são os custos variáveis do escritório de contabilidade, saber exatamente o que pode e o que não pode reduzir ou cortar do seu financeiro para não impactar na sua operação. Despesas que não interferem na equipe trabalhando home office ou àqueles que ainda precisam continuar suas atividades por exemplo, pode ser cortado ou reduzidos a manutenção do ambiente físico, o consumo de energia elétrica em equipamentos e ambientes da empresa, negociação de alguns benefícios como vale refeição junto aos seus colaboradores já que eles estarão se alimentando em casa etc. 

• Aderir de novas tecnologias. Aos contadores que não tem inserido os recursos da tecnologia nos processos operacionais da empresa, sem dúvidas precisam iniciar a migração do tradicional para o moderno, adaptar sua equipe em trabalho home office, (sabendo que a OMS e ministério da saúde determinou o afastamento social para evitar aglomerações em ambientes públicos e privados), consequentemente o trabalho em casa se torna cada vez mais comum, sendo uma solução para as empresas continuar suas atividades mesmo fechadas. Para um bom trabalho a distância o empregador precisa oferecer para seus colaboradores suporte operacional remotamente, servidor em nuvem, sistema da empresa em nuvem, usar softwares para vídeos reuniões, aplicativos de mensagens instantâneas, ligações através de celular, ferramentas para troca de arquivos etc. As ferramentas digitais facilitaram a construção um atendimento especial para seus clientes e entrosamento da sua equipe. 

• Negociações e renegociações com fornecedores. Muito importante nesse momento cortar custos, postergar alguns pagamentos, primeiramente fazer uma negociação amigável ou contrário uma negociação extra judicial, nesse caso será necessário um advogado que lhe oriente e auxilie nessa questão. Daí então será iniciado um processo junto com um advogado para uma possível negociação e para que não venha ter seu nome sujo no SPC e SERASA até o processo ser deferido, não prejudicando as partes.          

• Combate a inadimplência. Para evitar entrar na maré da inadimplência e o financeiro não ser abalado, o contador precisa usar sua expertise, olhar para o cenário, você verá contadores que não abriram mão de receber seus onerários e estão cobrando e cobrando seus clientes, isso acaba arranhando e fragilizando a relação entre eles. E existe outros contadores que estão mais neutros e esperando essas relações se fragilizarem e iniciarem atuação comercial em cima desse nicho de clientes, ou seja captar esses clientes dos contadores que não estão agindo estrategicamente, formar novos vasos desses clientes e oferecer flexibilidade nos onerários.    

• Combate a rescisão dos contratos. Existirá clientes que solicitaram rescisão dos contratos, porque eles não terão como pagar, não têm perspectiva de futuro, quebraram até chegando a não ter como pagar o processo de encerramento de contrato das suas empresas. Então cabe ao contador, também, utilizar da expertise e da estratégia para evitar que esses clientes rescindam de forma sumária, com objetivo de prorroga-los pra depois da crise. Disso o contador precisará promover a manutenção das suas empresas com expectativa futura daquele cliente se recuperar, abrir as portas novamente e voltar ter receita.      

• Boa atualização de orientação trabalhista para seus clientes internos e externos. Vivemos num dilema nas medidas provisórias 927, 928 e a 936 que de fato resume as relações de trabalho nesse momento de pandemia, onde elas falam do processo de suspensão, do processo de redução de jornada de trabalho, sobre antecipação de férias, rescisão por força maior dentre outros processos gerais trabalhistas desse momento que o contador precisa orientar seus clientes, sendo mais orientador, consultivo, deixar de lado mais os processos operacionais e fazer com que a equipe se auto conscientize que a ocasião é ajudar o cliente, sem esquecer suas obrigações que quase 50% foram postergadas, então sobrar mais tempos para estudar e buscar informações que contribuam e ajude seus clientes que não sabem o que fazer nas questões trabalhistas. Então 70% da atenção será para seu cliente e 30% da atenção para seu time, consequentemente você ganhará aproximação retenção do seu cliente.  

• Linhas de crédito voltados para bancos comerciais e do governo. Oriente seu cliente a se dirigir ao banco, existe linhas de crédito já pré-aprovadas, caso não tenha, verificar quais são as linhas de crédito emergenciais que os bancos estão ofertando para as empresas que precisam pagar a folha de pagamento ou fazer um capital de giro para que sua empresa continue a girar nesse momento. Verificar quais as instruções que os bancos já estão dando, muitos pedem garantias para aprovarem a liberação de capital, também já podem ter linhas de credito para folha de pagamento, caso já exista uma relação considerável entre partes. Tem linhas de crédito pelo BNB, BNBS e SEBRAE onde você também pode fazer uma consulta de aquisição, também através de garantias que melhor atenda seu cliente. 

• Marketing e vendas forte principalmente no digital. Fator crucial para qualquer negócio, está todo mundo em isolamento social, ou seja, mais de 80% da população mundial está em isolamento social, milhares de pessoas em casa. O contador atuante, ele precisa fazer marketing, ele precisa aparecer nos meios digitais, ele precisa promover seus serviços e soluções, contudo precisa de um bom posicionamento estratégico de marketing e que esteja trabalhando no processo de vendas, ele precisa lembrar que mesmo nesse estado de crise, tem empresas que estão sendo constituídas, tem empresas que estão promovendo alterações nos seus negócios, tem empresa que está migrando de contador e tem empresa que está perdendo contador porque os contadores estão fechando as portas, por isso o comercial necessita ser bem afinado e equacionado principalmente agora, sendo ativo e forte. O departamento de vendas sendo modelado e adaptado estará mais preparado para as oportunidades.    

• Gestão financeira. O contador precisa ser orientador pra sua própria empresa e ser para seu cliente. O ideal é também montar cenários para sua empresa, exemplo: mês X minha recita terá esse número e no mês Y terá esse número; elaborar um cenário real e outro mais conservador entrando só 50% das suas receitas e tendo uma redução de 70% dos custos, isso ocasionará um cenário catastrófico, ao qual receberá apenas ¼ com redução de 50% dos custos e despesas. É necessário entender o que entra de despesas e o que entra de custos para poder fazer a manutenção do negócio, sabendo quais serão as medidas serão mais apropriadas tomar. O segredo está exatamente no corte dos custos e despesas, redução da folha, redução de insumos, redução de prestadores de serviços, redução de manutenção, seja qual for para fazer a sustentação do negócio. A simulação gestão financeira é indispensável, para as empresas que não tem gestão financeira, o contador deve entrar muito influente nesse segmento, ajudando o empreendedor a como fazer e trabalhar essa gestão.             

O BPO financeiro, terceirização da gestão financeira é muito importante para tempos críticos, o contador precisa atuar como um fortalecedor do processo e não como um vendedor desse recurso em momentos de crise, digamos assim. Pois lá na frente esse serviço pode ser tornar mais atraente quando seu cliente puder investir de fato nesse produto e poderá lembrar-se que você o ajudou quando houve necessidade.