Documentos para admissão: conheça os obrigatórios

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A contratação de um funcionário pode trazer algumas dúvidas, principalmente no que se refere aos documentos que são obrigatórios para efetivar a admissão.

Através deles, o Departamento Pessoal formaliza a contratação, mediante ao registro dos dados do novo trabalhador nos sistemas do governo federal. 

Para que você não se confunda com essas burocracias, elaboramos este artigo com as principais informações sobre o procedimento de admissão, além dos documentos obrigatórios.

Então, continue conosco e tire suas dúvidas sobre o tema. 

Admissão

Após escolher o novo colaborador por meio do processo de recrutamento, a empresa deve avisar o candidato sobre todo o procedimento necessário para a admissão.

Assim, o Departamento Pessoal deve solicitar os documentos obrigatórios, conforme a legislação trabalhista.

Por isso, destacamos os documentos mais comuns solicitados pelas empresas. São eles:

  • Cópias dos documentos pessoais, como RG, CPF;
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), 
  • Comprovante de escolaridade, 
  • Comprovante de residência;
  • Certidão de nascimento (caso o trabalhador tenha filhos menores de 21 anos);
  • Certificado de alistamento militar para homens com idades entre 18 a 45 anos;
  • CNH (caso a função exija o uso de veículos);
  • Foto 3×4;
  • Título de eleitor;
  • Comprovante de votação das últimas três eleições;
  • Registro profissional (caso a profissão possua essa exigência);
  • Declaração de dependentes, se houver;

O Departamento Pessoal também deve agendar o exame médico, a fim do trabalhador ser avaliado e receber o atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

Esse documento atesta a saúde do profissional para exercer seu cargo e as funções determinadas e também deve ser entregue juntamente com os demais documentos. 

Devolução dos documentos 

Após receber os documentos, o Departamento Pessoal deve fazer o registro de todos os dados do trabalhador nos sistemas do governo federal, como por exemplo, o eSocial que unifica o envio de informações pelo empregador em relação aos trabalhadores que lhe prestam serviços remunerados. 

Feito isso, os documentos devem ser devolvidos ao trabalhador no prazo de cinco dias, porém, no caso da carteira de trabalho esse tempo é menor: não podendo ultrapassar 48h para a devolução, segundo prevê a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). 

Foto: Marcello Casal Jr/Agência Brasil
Foto: Marcello Casal Jr/Agência Brasil

Saiba ainda que a empresa não pode reter os documentos do profissional por mais de cinco dias. A Lei 5.553/68, além do prazo previsto, somente por ordem judicial poderá ser retido qualquer documento de identificação pessoal. 

Outro registro necessário é o Além disso, a organização deve informar no Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) que realizou nova contratação.

Isso deve ser realizado até o sétimo dia do mês seguinte ao mês de referência das informações.

Documentos preenchidos pela empresa 

Depois de receber todos os documentos do colaborador, é necessário  fazer o registro antes do início da prestação dos serviços. Portanto, a empresa deve preencher os seguintes documentos: 

  • Registro em Carteira de Trabalho;
  • Ficha de Registro de Empregados;
  • Preenchimento do contrato de experiência;
  • Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
  • Registro de Ponto;
  • Ficha de Salário Família;
  • Termo de responsabilidade para concessão de salário família.

O que não pode ser exigido? 

Também  existem documentos que a empresa não pode exigir do novo trabalhador, conforme estabelece a legislação. São eles: 

  • Certidão negativa de ações trabalhistas (documento que comprove a inexistência de processo trabalhista por parte do empregado);
  • Exame de HIV;
  • Exames que comprovem esterilização;
  • Exames de gravidez;
  • Atestado de dívidas no nome do empregado;
  • Informações sobre antecedentes criminais, exceto no caso de o emprego ter relação com algum crime;

A exigência desse tipo de documento pode trazer sérios problemas para a empresa, pois é considerada uma ação discriminatória podendo constranger o trabalhador.

Ao solicitar esses documentos, a empresa pode ser penalizada com um processo trabalhista e, assim, deverá arcar com multas que podem prejudicar o empreendimento. 

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Por Samara Arruda