Fiscalização trabalhista - como se preparar para quando o fiscal chegar?

Uma das situações mais desagradáveis para um gestor de empresa ou de recursos humanos é ser surpreendido por uma fiscalização trabalhista. A recepção interfona avisando que o fiscal está aguardando, sem qualquer aviso prévio ou indicação de que isso viria a ocorrer. O gestor pede um tempo, tenta organizar a sala, força a memória para lembrar se existe alguma irregularidade que possa ser motivo de autuação. Nada. O jeito é receber o fiscal e tentar atendê-lo com o máximo de eficiência possível. Já passou por isso ou viu alguém em uma situação dessas? Realmente não é fácil. Então aprenda a se precaver e não passar por apuros quando a fiscalização chegar.

Faça uma auditoria

O primeiro passo para não ser surpreendido por uma fiscalização trabalhista é ter toda a documentação em dia, os impostos pagos e os registros atualizados. Saber se existe alguma irregularidade só de cabeça não é muito fácil, portanto, audite-se. Faça um levantamento de tudo e identifique pontos que podem ser questionados pelo fiscal, como horas extras, adicionais, contratos de trabalho, extratos previdenciários, documentos rescisórios, entre outros. Não esqueça da documentação referente à segurança do trabalho. Toda empresa deve ter esses registros e zelar pelas melhores práticas, independentemente de ter um técnico de segurança ou não.

Organize a documentação

Feita a auditoria, crie um sistema para organizar a documentação e tornar a recuperação de qualquer dado fácil. Digitalizar os documentos e organizá-los em um servidor virtual pode facilitar o resgate da documentação e apresentação dos dados. Mas, como bem sabemos, também precisamos arquivar alguns documentos físicos, e são esses que costumam dar maior problema. Tenha um arquivo ordenado por ano, mês e tipo de documento. Deixe os contratos de trabalho sempre à mão, todos devidamente assinados pelos colaboradores. Anexe os espelhos de ponto, também assinados, para comprovação das horas trabalhadas.

Respire fundo

Se o auditor fiscal do Ministério do Trabalho está na sua porta, não adianta querer fugir e deixá-lo esperando só vai fazer com que ele se irrite. Atenda-o o mais breve possível, ofereça um café e um local tranquilo para que ele possa analisar a documentação. Responda a todas as perguntas que se referirem ao trabalho e somente ao trabalho dos colaboradores. Caso o fiscal questione questões que estão fora de sua alçada, você não é obrigado a responder. Não tente ocultar nada, pois o fiscal pode descobrir que você está mentindo e acabar autuando a empresa. Se houver qualquer irregularidade, aceite a notificação e, posteriormente, providencie o que for necessário. As empresas que agem de boa fé e regularizam a situação dentro dos prazos estipulados pelo MTE têm abatimento no valor da multa.

Aprenda com seus erros

Todo aperto serve para que aprendamos algo. No caso da fiscalização, um corre-corre já é suficiente para aprendermos a organizar a documentação trabalhista e manter a situação da empresa regular. Se o fiscal foi uma vez e viu que havia problemas, certamente ele voltará com mais frequência e com pedidos cada vez mais complexos, a fim de identificar irregularidades ainda maiores. Por fim, jamais ofereça propina ao auditor fiscal. Essa conduta pode prejudicar a empresa e a você mesmo. Via euContador