Gestão Financeira: Controle e Descontroles nos gastos

O objetivo fundamental de qualquer tipo de organização, financeira ou não financeira, de sociedade, individual, por cotas ou por ações, privadas ou públicas, grandes ou pequenas, com ou sem fins lucrativos, independente da área de atuação, é gerar resultado e obter o melhor lucro.

Assim, o planejamento financeiro torna-se essencial para as atividades de toda empresa porque oferece orientação para a direção, à coordenação e o controle das providências necessárias para que ela atinja seus objetivos.

A administração financeira é “a arte e a ciência da gestão do dinheiro” e preocupa-se com as tarefas do administrador financeiro, que deve gerir ativamente todos os assuntos financeiros de qualquer empresa, proteger e utilizar eficazmente os recursos financeiros, buscando manter certo grau de liquidez, para que a empresa consiga cumprir seus compromissos.

A função financeira abrange as decisões de: Planejamento (previsão das necessidades de recursos financeiros para todos os tipos de operações e atividades); Financiamento (identificação e escolha de alternativas de fontes de recursos);controle (acompanhamento e avaliação dos resultados financeiros da organização) e Investimento (seleção de alternativas para aplicação dos resultados financeiros da organização).

A fim de que o processo geral da empresa ocorra de maneira eficiente é necessário que haja a interação de todas as áreas de responsabilidade que compõem a organização com a área financeira e seus procedimentos.

Da mesma forma, para que o departamento financeiro possa fazer previsões úteis e tomar decisões necessárias, precisa ser capaz de se comunicar com as áreas que lhe abastecem de informações.

A movimentação de todo esse processo, tanto para entradas quanto para saídas, precisa ser registrada a fim de que possa ser acompanhada pela contabilidade, que está intimamente relacionada com a área de finanças.

O controle financeiro eficaz de uma empresa só será possível ser exercido se existir um processo sólido de classificação e registro das atividades, de forma a gerar informações confiáveis.

O acompanhamento do registro dos valores envolvidos nas atividades de uma organização, a identificação de gastos em demasia, pouca ou muita eficiência, comparações com períodos anteriores e definição de metas é, entre outras funções, o que constitui a Contabilidade.

Caso não haja o registro e o controle cuidadoso das despesas e receitas decorrentes das suas atividades a empresa pode ser tornar um completo caos.

Logo, o objetivo do controle financeiro é prover mecanismos que maximizem a lucratividade, especialmente através do controle de custos e minimizem os riscos decorrentes das operações.

O controle financeiro consiste em verificar se os processos estão atingindo os objetivos esperados com a qualidade e a produtividade adequadas e, também, se há necessidades de intervenção e de ações corretivas.

Para administrar uma empresa não basta apenas uma boa estratégia e uma boa condução, pois em médio e longo prazo, um controle deficiente resultará na degradação dos processos, o que pode conduzir a empresa à falência, quando ao contrário, um controle efetivo, exigente e cuidadoso pode garantir a qualidade e a produtividade, e induzir uma melhoria contínua nos processos, em todos os aspectos, a fim de que o negócio possa prosperar.

Há três tipos de controles:

a) Controle simultâneo ou em tempo real: é exercido junto da execução do processo. Os problemas, em geral, são resolvidos à medida que ocorrem. Ex: rastreamento de caminhões para monitorar o status das entregas.

b) Controle preventivo: controle que atua no sentido de evitar que algo dê errado. Em algumas situações atua apenas no sentido de direcionar ou avisar. Ex: previsão de fluxo de caixa.

c) Controle de saída: controle realizado depois do fato, quando, em geral, há comparação com um padrão pré-definido. O resultado desse controle pode ser usado para a gestão, ação ou decisão. Ex: controle de qualidade.

Contudo, tão importante quanto atuar nos controles é atuar também nos descontroles, ou melhor, para a extinção deles.

O que em geral induz ao erro é pensar “não preciso de tantos controles, pois tenho pessoas de confiança nas posições chave”.

Porém, essa confiança é o resultado de uma série de testes por meio de controles e auditorias e, mesmo assim, não se pode ficar totalmente tranquilo, porque as verificações não são invioláveis, logo o controle se torna indispensável.

Os resultados de uma pesquisa realizada pela empresa Kroll, multinacional de auditoria, afirmaram que 85% das empresas pesquisadas sofreram fraude detectada com um valor médio superior a US$ 8 milhões.

Mostraram também que há uma tendência de se acreditar que uma pessoa que parece honesta, seja honesta de fato, e também, que essa pessoa se sentirá ofendida caso alguém desconfie dela ao implantar algum tipo de sistema de controle.

Outros estudos possibilitam afirmar que a probabilidade de ocorrer uma fraude está basicamente ligada a seis pilares: caráter, necessidade, desapego à vítima, oportunidade de fraude, convicção da impunidade e valor envolvido.

Sendo que os últimos três estão ligados à qualidade do controle, os dois primeiros dependem do indivíduo e o terceiro é um componente da ausência de motivação.

Outros fatores, além de controles inadequados, também contribuem para o aumento da oportunidade de fraude, como a alta rotatividade de lideranças, a falta de transparência, a complexidade dos processos e a falta de valores e normas escritas.

Todas as operações financeiras de uma empresa apresentam riscos de desvios ou de má gestão.

Para minimizar esses riscos devem ser estabelecidos mecanismos de controle em todos os processos, de maneira que sejam passíveis de verificação a cada etapa.

Um exemplo de atribuição de mecanismo de controle é permitir que a realização de determinadas operações de uma caixa registradora, como cancelamento de notas, possa ser efetivada apenas com a autorização de um membro da gerência.

Além disso, no final do dia, deverá haver um fechamento junto à gerência, momento em que serão apuradas possíveis divergências e diferenças de caixa.

Esse procedimento estará, de certa forma, garantindo a consistência entre o fato e o registro do fato, com a presença de uma testemunha (a gerência).

No entanto, independente dos mecanismos de controle, um funcionário mal-intencionado poderá encontrar alternativas de burlar as regras.

Por isso é necessário considerar e avaliar estatísticas que apontam, por exemplo, que um funcionário está realizando muito mais devoluções do que outro funcionário.

Quanto maior a operação, maior a necessidade de se incluir pontos de controle para diminuir riscos.

Todavia, para evitar a formação de conluios entre o controlador e o controlado, o controle precisa ser arquitetado com o objetivo de promover o rodízio de verificações que dependam de pessoas.

Outro ponto importante que precisa de atenção é sempre procurar separar quem faz o controle da responsabilidade da atuação de quem é alvo, para não se “colocar a raposa dentro do galinheiro.”

Entretanto, é um grande engano imaginar que os controles sirvam apenas para vigiar pessoas.

Os controles ajudam a identificar falhas que, muitas vezes, as pessoas não perceberiam por si mesmas.

O controle em relação às pessoas não detecta apenas problemas de integridade, mas também problemas de capacitação e processo.

Na prática, a essência dos processos depende das pessoas por serem estas os elos entre as etapas que os compõem.

Por isso, além de ter processos bem definidos, controles estabelecidos e mecanismos de segurança, é necessário capacitar, treinar e desenvolver as pessoas que são as responsáveis pela condução de todos os processos.

Autora: Rita Luz

Fonte: Vieira Melo & Lionello