Negócios: Cinco medidas para evitar fraudes em ambientes de crise

No dia 22 de março, a Organização Mundial de Saúde emitiu alerta para fraudes em plena pandemia e, na mesma semana, o Departamento de Justiça Americana ordenou a retirada do ar de um site por fraude. Com um terço da população mundial confinada, os crimes contra propriedades despencam e, por outro lado, as fraudes e de desvios éticos batem recorde histórico. Segundo o sócio da KPMG, Alessandro Gratão, as cinco principais ações a serem adotadas para evitar fraudes em cenários de crise são as seguintes:

1- Faça dupla checagem e utilize indicadores sobre transações críticas realizadas. Num cenário em que os processos e análises documentais passam a ser transacionados remotamente do dia para noite, é necessário fazer uso do ceticismo e amparado por indicadores para análise de dados em escala, a fim de averiguar se aquela atividade realmente faz sentido ou se há necessidade de checagens adicionais. Muitas empresas estão aproveitando este período de menor atividade operacional para implementar indicadores específicos de fraude, reiterar seus valores e revisitar com seus colaboradores treinamentos relacionados às diretivas da empresa.

2- Redobre os cuidados com novas parcerias e não avance sem antes fazer uma diligência (investigação) dos terceiros. Quando a tomada de decisão e plano tático precisam ser colocados em prática com urgência, surgem contextos que não foram contemplados no desenho dos controles ou nas políticas implementadas originalmente.

No relacionamento com novos parceiros (pagamentos, recebimentos, doações, etc.) é importante analisar com quem está sendo vinculada a imagem da empresa, a procedência tanto do CNPJ quanto dos CPFs que atuam na liderança da entidade, assim como certificar-se quanto à saúde financeira e à capacidade de entrega.

3 - Pressão situacional - Nenhuma fraude multimilionária ocorre e termina do dia para a noite. Normalmente, o que as empresas fazem é aprimorar controles e ferramentas de gestão de riscos pra evitar que o fraudador tenha oportunidade" de realizá-la. Mas há outros aspectos que precisam ser observados e um deles é a pressão situacional, tais como metas agressivas, medo de ser demitido, situação financeira de profissionais que ocupam funções críticas nas atividades comerciais ou financeiras da empresa, etc.

Em alguns desses cenários pode-se intervir diretamente, como é caso da revisão de metas e orçamento, e em outros são necessárias a ênfase e revisitação das ações diretivas como o código de ética e conduta, política de consequências, missão, visão e valores.

4- Segurança cibernética nunca foi tão importante em um ambiente atípico de operações em que boa parte ou a totalidade dos funcionários trabalha conectada de forma remota. Com isso, a vulnerabilidade está no acesso à rede da empresa via smartphone, tablet ou mesmo computadores. Adaptações na infraestrutura da tecnologia da informação como a ampliação de canais para acessos remotos tiveram que ser realizadas rapidamente, porém nem sempre com a segurança adequada, favorecendo a eficácia dos crimes já praticados no ambiente cibernético mundial.

Um exemplo é o phishing, em que são enviados e-mails com arquivos ou links em geral usando o nome de instituições financeiras ou órgãos governamentais. Quando acionados , eles possibilitam acessos dos hackers aos dados da empresa resultando em danos como fraudes financeiras, sequestro de dados ou mesmo acesso a informações confidenciais ou protegidos por lei.

5- Exceções não podem virar regra e em algum momento a crise vai acabar. Empresas que passam bem por elas se tornam mais sólidas e perenes. O fato é que para todos os setores, o cenário atual não é permanente. Uma vez identificados sinais de saída do ambiente de recessão e retomada das atividades, um plano amplo de comunicação e reestabelecimento dos controles e processos estruturados devem estar na agenda dos executivos.

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