A emissão de Nota Fiscal eletrônica, além de ser obrigatória, é importante por diversos motivos: manter a empresa regular, garantir os direitos do consumidor, recolher tributos e muito mais. 

Se você pretende abrir um negócio, ou já tem um empreendimento e faz a emissão de NF-e, mas não sabe ao certo a importância do documento, este post é para você!

Antes de iniciarmos o post de fato, é importante esclarecer uma dúvida que muitos ainda têm:

Qual a diferença entre Cupom Fiscal e Nota Fiscal?

O Cupom Fiscal é comprovante fiscal emitido por ECF, Emissor de Cupom Fiscal, e tem o objetivo de comprovar uma operação fiscal.

É muito mais comum ver a impressão desse comprovante em comércios varejistas.

Os dados informados no Cupom Fiscal são sobre a compra, nome da empresa, local, data e horário, descrição do produto, forma de pagamento, total da compra etc.

Ou seja, são poucos, ou quase nenhum, dado sobre o cliente.

Isso porque o cupom é destinado ao consumidor final, emitido pelo estabelecimento para registrar transações comerciais.

Já a Nota Fiscal para ser emitida, precisa de um software emissor de NF-e diretamente de um computador.

Essa emissão resulta tanto em um documento físico (DANFE) quanto digital (XML).

Além disso, a Nota Fiscal é um documento mais completo com informações e dados mais detalhados, como dados fiscais da empresa, tributação, frete, dados pessoais do consumidor etc.

O que é Nota Fiscal eletrônica e para que serve?

A NF-e, Nota Fiscal eletrônica, é um documento de cunho fiscal obrigatório e tem como objetivo regularizar e registrar o processo de compra ou transferência de qualquer tipo de produto ou bem da empresa para um cliente ou fornecedor, por exemplo.

Nesse documento constam informações importantes, como razão social, endereço, CNPJ, inscrição estadual etc.

Além dessas informações, o documento comprova a garantia da mercadoria, informando o seu tipo, série, modelo, marca e valor.

Assim como existem diferentes segmentos, mercadorias e atividades, haverá também um tipo de Nota Fiscal para cada tipo de operação.

Conheça os principais tipos de Nota Fiscal eletrônica.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) – Essa nota é mais utilizada por empresas que prestam serviço, como academia, pet shop, oficina mecânica etc).

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica) – A NFC-e substitui o antigo cupom fiscal e é usada pelo comércio varejista para um consumidor final.

CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico) – Documento usado exclusivamente por empresas que fazem atividade de transporte ou frete.

MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) – Usado para operações interestaduais e também para cargas com mais de um destino.

Nota Fiscal de Importação e Exportação – É usada por empresas brasileiras que vendem mercadorias para outros países.

São muitas Notas Fiscais, não é? 

Agora, conheça mais sobre a importância da emissão desse documento para a sua empresa.

A importância da emissão da Nota Fiscal eletrônica

A tributação começa na Nota Fiscal eletrônica, ou seja, a emissão do documento é a prova de que uma empresa paga seus tributos corretamente.

As Notas Fiscais também são essenciais para manter a empresa em dia, ajudando a gerar confiança para os fornecedores e clientes.

Esse documento fiscal também é um direito do consumidor que, em caso de defeito da mercadoria adquirida, poderá exigir a substituição ou restituição da quantia paga ou abatimento proporcional do preço, mediante a nota fiscal.

Vale lembrar que a obrigatoriedade da emissão da nota fiscal para o consumidor final não se aplica aos empreendedores enquadrados como MEI. 

O Microempreendedor Individual deve emitir nota fiscal somente em situações específicas, como vendas e prestações de serviços para pessoas jurídicas de qualquer porte.

Segunda via da Nota Fiscal

Sempre que você compra algum produto, a Nota Fiscal dele é a sua garantia de troca em certos casos.

Porém, em caso de perda desse documento, de acordo com o Portal do Consumidor, você  pode entrar em contato com o fornecedor e solicitar a segunda via da Nota Fiscal.

No entanto, alguns especialistas dizem que os fornecedores não são obrigados a emitir a segunda via da NF, pois não está previsto no IDEC (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor).

Nota Fiscal Eletrônica

Mas o cliente ainda sim pode solicitar uma declaração de que a compra foi feita naquele estabelecimento.

Muitos fornecedores oferecem a segunda via gratuitamente para manter um bom relacionamento com seus clientes e agir de boa fé. 

Mas lembre-se, como consumidor, você tem um prazo de 5 anos após a compra para fazer o requerimento da segunda via da Nota Fiscal junto ao fornecedor, caso ele negue essa solicitação, ela pode ser feita na Secretaria da Fazenda.

Benefícios da Nota Fiscal eletrônica

A NF-e foi criada e inaugurada em 2008 pelo governo com o intuito de oferecer mais segurança, agilidade e melhor controle fiscal.

A inclusão dessa tecnologia em seus processos promove diversos benefícios para você, como contribuinte, comprador e também para a sociedade como um todo. 

Listamos abaixo alguns benefícios da emissão da NF-e:

Para o contribuinte:

  • diminuição de custos com impressão;
  • diminuição de custos com envio;
  • aumento no espaço de armazenagem de documentos;
  • simplificação e redução de custo dos processos;
  • otimização do tempo;
  • aumento da segurança e sigilo de dados;
  • incentivo de novas tecnologias (emissor de nota fiscal).

Para o comprador:

  • extinção de preenchimento de notas fiscais na entrada de mercadorias;
  • redução dos erros de preenchimento;
  • criação de padrões dos contatos com as empresas;
  • diminuição no consumo de papel;
  • garantia de troca ou devolução do produto adquirido.

Para a sociedade:

  • incentivo do comércio eletrônico;
  • diminuição dos impactos ambientais;
  • probabilidade de novos negócios relacionados à emissão de nota fiscal.

Regularidades com o Fisco

O chamado “fisco” são formas de gestão que o Estado faz junto ao Tesouro Público em relação às finanças, economia, tributo e patrimônio. 

E a emissão de Nota Fiscal entra em conformidade com as três esferas do fisco: estadual, federal e municipal.

Com isso, para determinar em qual esfera a sua Nota Fiscal é regulamentada, leva-se em consideração o tipo de produto ou serviço que sua empresa oferece. 

Por exemplo, o fisco estadual diz respeito, principalmente, ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias).

Já o fisco federal, incide especialmente sobre o IR (Imposto de Renda).

E por último, o municipal é referente às responsabilidades do município, como, por exemplo, o ISS (Imposto sobre Serviços).

Então, o cumprimento de todas as normas relacionadas às Notas Fiscais são requisitos para se manter em regularidade junto à Fazenda, evitando problemas com o fisco.

Penalidades por não emitir Nota Fiscal

Não emitir NF-e, falsificar ou omitir valores são práticas ilegais, conhecidas também como sonegação fiscal.

A pessoas que praticar algumas dessas ações está sujeita a consequências.

De acordo com o Portal Tributário, a penalidade para a sonegação pode variar de reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, além da multa – que pode atingir até 225%, conforme artigo 1º da Lei 8.137/1990 e artigo 44 da Lei 9.430/1996.

A sequência numérica das notas também pode causar penalidades.

Cada nota deve seguir uma sequência na numeração.

Nos casos em que essa sequência numérica é pulada ou alterada , chamamos essa ação de “falta de inutilização de número” ou “rejeição de NF-e”.

Com isso, esse erro deve ser comunicado à SEFAZ, caso contrário, você receberá uma multa como forma de penalidade.

Nos casos em que a nota fiscal precisa ser cancelada, o contribuinte tem o prazo de 24 horas.

Se não houver a comunicação de cancelamento, é aplicada uma multa de 10% sobre o valor do documento.

Como emitir NF-e

Com o fim do emissor gratuito disponibilizado pela Sefaz (Secretaria da Fazenda), as empresas que utilizavam o sistema precisam buscar outras alternativas para realizar o processo.

Mas antes mesmo de buscar outras alternativas, é preciso seguir alguns passos:

1. Saber o tipo de Nota Fiscal que a empresa precisará emitir;

2. Garantir um certificado digital;

3. Credenciar a empresa na Secretaria da Fazenda.

Feito isso, a empresa já está preparada para buscar a melhor opção e emitir suas Notas Fiscais eletrônica.

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Fonte: VHSYS