O alvará de funcionamento, apesar de ser um documento obrigatório e imprescindível para que uma empresa possa atuar de forma legal, ainda é um pouco esquecido pelas empresas, principalmente as menores ou que ainda estão iniciando as suas atividades. Ocorre que, por se tratar de um documento essencial de cadastro de um negócio, a sua não retirada ou correta atualização pode trazer prejuízos financeiros para a empresa, bem como causar percalços que comprometem o seu perfeito funcionamento. No artigo de hoje, mostraremos o que é esse alvará, a sua importância para uma empresa e, principalmente, quais os documentos que você precisará juntar para retirar ou regularizar o seu. Acompanhe!
O Alvará de Funcionamento
O Alvará de Funcionamento, emitido pelas prefeituras, é um dos documentos mais importantes para uma empresa. Ele comprova aos órgãos de fiscalização, fornecedores, clientes e a sociedade como um todo que a empresa está apta a realizar suas atividades naquele lugar. Por mais que a empresa tenha sido constituída obedecendo o mais perfeito critério da Lei, se ela não tiver esse documento, simplesmente, não poderá exercer as suas atividades de forma regular. Além disso, correrá sérios riscos de sofrer sanções, o que envolve o pagamento de multas altíssimas. O Alvará de Funcionamento é frequentemente negligenciado por Microempresários Individuais, isso porque, quando uma pessoa
abre uma empresa como MEI no site do Portal do Empreendedor, o próprio sistema já emite um alvará provisório, com prazo de vencimento estabelecido. Portanto, cabe ao titular da
pequena empresa procurar a prefeitura do seu município, ou assistência técnica especializada de
um bom contador, uma vez que esse profissional tem o conhecimento necessário para orientar nessas questões. Outros empresários que precisam estar atentos à emissão do Alvará de Funcionamento são aqueles que não atuam em um local fixo, como representantes comerciais, vendedores externos e, até mesmo, empresários do ramo digital. Apesar de não necessitarem de um espaço físico para realizarem suas atividades, a empresa sempre precisará desse documento. Assim, será exigida a emissão do alvará.
A importância desse documento
A principal importância do Alvará de Funcionamento é que a sua empresa estará legalizada perante a prefeitura. Isso significa que, você fez o requerimento, o órgão foi até o local da sua empresa, fez a vistoria e emitiu o documento após o processo. Além disso, a verificação que os agentes da prefeitura farão poderá mostrar a você alguns problemas que não puderam ser identificados no momento de
abertura do negócio. Outro ponto importante é que, algumas prefeituras exigem o laudo de vistoria do Corpo de Bombeiros. Isso proporciona mais segurança para você,
seus funcionários, clientes, fornecedores e todas as pessoas que estão diretamente ligadas ao seu negócio ou aquelas que não têm uma ligação direta, mas podem ser afetadas, caso algum problema ocorra.
Os principais problemas encontrados na hora de emitir ou renovar o documento
O primeiro e mais frequente dos problemas que as empresas enfrentam na hora de emitir o Alvará de Funcionamento é a irregularidade do imóvel em que elas estão situadas. Como mencionamos, esse documento é emitido pelas prefeituras. Portanto, o mesmo órgão responsável pela sua distribuição também é o que regulamenta o tributo que recai sobre os imóveis, o famoso IPTU. Caso o local em que sua empresa for situada não estiver em dia com o tributo, é possível que o seu alvará seja negado. Outro problema frequente é a regularização do imóvel perante à prefeitura. Em muitas cidades brasileiras existem construções residenciais e, até mesmo, comerciais que não estão registradas no cartório, tão pouco, no município. Em alguns casos, não são recolhidos os tributos devidos no ato de registro e, se o imóvel for muito antigo, esse montante pode estar bem alto, dificultando a regularização, consequentemente, impedindo a emissão ou renovação do Alvará de Funcionamento. Também temos mais uma dificuldade: a falta de documentos essenciais. Cada prefeitura tem sua metodologia para concessão desse tipo de alvará, portanto, pode ser que o empresário esqueça de levar algum, ou, tome como base os papéis exigidos por outro município. Mas quanto a isso, podemos resolver de forma mais simples. Para tanto, veja no tópico abaixo como funciona o processo de emissão do Alvará de Funcionamento e os documentos que são exigidos para isso.
Os documentos necessários para regularização do Alvará de Funcionamento
Para a emissão do primeiro alvará, que geralmente é provisório, basta que você faça um requerimento inserindo o número da inscrição imobiliária do local ou IPTU (dependendo da prefeitura), bem como o laudo de vistoria do Corpo de Bombeiros, se esse for solicitado. Provavelmente, haverá uma taxa a ser paga e um fiscal do município comparecerá ao seu estabelecimento para verificar se o local é adequado ao funcionamento do seu negócio. Em seguida, se o local for permitido para as atividades pretendidas, ele liberará a emissão do alvará. Entretanto, se você já tem o documento e precisa renovar, o processo pode ficar um pouco mais complicado, pois é justamente nessa etapa, se o alvará foi concedido como provisório, que são verificados mais uma vez o registro e a regularidade do imóvel. Se esse for um complexo em que outros estabelecimentos já estejam atuando, provavelmente será mais fácil, entretanto, se isso não for possível ou se está situada na sua própria residência, é importante ligar o sinal de alerta. Alguns municípios exigem um documento chamado de Habite ou Habite-se. Esse papel é o que comprova que o imóvel está regular na prefeitura quanto ao pagamento do ISS exigido no registro por parte do órgão. Sem esse documento, será impossível emitir o seu Alvará de Funcionamento. Portanto, não espere que ele vença. Procure a prefeitura da cidade, algumas semanas antes, e verifique a regularidade do seu imóvel, assim como os documentos adicionais que podem ser solicitados quando for necessário emitir o documento. Além disso, é sempre bom ter a ajuda de um profissional de
contabilidade para resolver essas questões. Assim, você não precisa se preocupar tanto com esse processo, tendo em vista que o contador tem bastante costume em lidar com isso. Agora você já tem um guia completo, contendo tudo o que precisa saber sobre o Alvará de Funcionamento, sua importância e, principalmente, o que é preciso fazer para regularizar esse documento tão relevante para sua empresa.
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas. 
