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Independentemente do seu segmento de atuação, é preciso ter em mente que existem dois regimes de apuração financeira: o regime de caixa e o de competência. Ambos os regimes possuem suas particularidades sendo complementares um ao outro.
Gerenciar um empreendimento no século XXI é um grande desafio. O mundo e a legislação sofrem constantes evoluções, portanto, é natural que existam sempre dúvidas sobre contabilidade e finanças. Principalmente questões relacionadas a registros de recebimentos ou pagamentos, gestão de contas a pagar ou receber, análises de entradas ou saídas e demais previsões. Enfim, todas as questões burocráticas que cercam a gestão empresarial como um todo.
O objetivo deste post é esclarecer como funciona cada um destes regimes e contribuir com o conhecimento para o planejamento do momento atual e futuro do seu negócio.
Antes de nos aprofundarmos na diferença teórica e aplicação prática de cada regime, precisamos entender o que são e como funcionam os eventos contábeis.
Um evento ou fator contábil, como é mais formalmente conhecido pelos contadores, nada mais é que o nome dado às movimentações que influenciam o patrimônio e a vida de uma empresa. Esses eventos devem ser registrados pelo departamento contábil e financeiro de uma empresa, sempre que existirem movimentações de entrada e saída. Como, por exemplo, o recebimento por uma venda e também pagamentos de salários.
O objetivo do regime de caixa e do regime de competência é, teoricamente, simples: identificar e contabilizar as diferentes formas de registro e lançamento dos eventos contábeis de um negócio. Abaixo nos aprofundaremos em cada um deles.
O regime de caixa tem como objetivo adotar o reconhecimento e lançamento contábil das receitas e despesas na data em que acontecer o recebimento ou pagamento de determinada transação. Geralmente, as micro e pequenas empresas, especialmente as optantes pelo regime tributário do Simples Nacional e Lucro Presumido, iniciam suas atividades adotando o regime de caixa. Isso porque ele possibilita uma visão mais simplista de um negócio.
A seguir demonstramos exemplos práticos com empresas fictícias, cujos eventos contábeis são registrados somente no regime de caixa.
Cenário A: uma empresa realizou a venda de um plano de um software de gestão de pessoas no valor de R$ 600,00, parcelado em 2x.
Cenário B: uma empresa vendeu 10 computadores e optou por fazer o pagamento em três parcelas, sendo a primeira no ato e as demais para todo dia 30 do mês subsequente.
Analisando as situações referidas nos exemplos acima sob a ótica do regime de caixa, entende-se que a nota fiscal e evento contábil devem ser reconhecidos somente após o recebimento sobre o pagamento da transação. Tanto no cenário A, quanto no cenário B, se existir inadimplência sobre uma das parcelas, a nota fiscal e o registro da movimentação não serão reconhecidos, até que a transação seja liquidada.
Em primeiro lugar, é o mais simples de ser adotado. Além disso:
O regime de competência adota o reconhecimento e lançamento contábil das receitas, despesas e custos na data e no mês exato da existência de uma transação. De maneira geral, as transações e eventos são reconhecidos nos períodos nas quais ocorrem, independentemente de já terem sido recebidos ou pagos. É importante destacar que as empresas de médio e grande portes e empresas optantes pelo regime tributário do Lucro Real devem obrigatoriamente reconhecer suas receitas, despesas ou custos conforme o regime de competência. Portanto, é natural vermos instituições financeiras, contabilidades e startups, por exemplo, adotando este princípio contábil.
De acordo com o Art. 9º, resolução nº 750/93 do Conselho Federal de Contabilidade, o Princípio da Competência determina que os efeitos das transações e outros eventos sejam reconhecidos nos períodos a que se referem, independentemente do recebimento ou pagamento.
A resolução destacada reforça ainda mais a necessidade de reconhecimento de uma transação no ato de sua existência e não só mediante o seu pagamento ou recebimento, como ocorre no regime de caixa.
A seguir demonstramos um exemplo prático de uma empresa fictícia, cujo registro será feito somente no regime de competência.
A empresa GFC S.A realizou a venda de um plano anual de um software de gestão financeira no valor de R$ 10.000,00, à vista.
Em casos de planos anuais, o cliente paga antecipadamente pela assinatura e utilizará o serviço ao longo de um ano. Sob a ótica do regime de competência, o valor da anuidade é dividido em 12 meses. Neste caso, o valor total dos serviços é de R$ 10.000,00, mas o valor que será apurado e registrado mensalmente é de R$ 1.000,00.
Se analisarmos sob o princípio de caixa, o valor de R$ 10.000,00 seria a entrada paga no primeiro mês, mas para fins de competência, os registros da receita são feitos no ato da transação, independente do pagamento ou não, e seguem sendo lançados mensalmente, até que o ciclo seja finalizado.
É interessante notar que através do regime de competência é possível obter previsões mais completas de faturamento e depreciações. Inclusive, também cabe analisar se os planos acordados estão sendo usufruídos até o final do ciclo ou cancelados antes do fim, por exemplo.
A resposta clássica para essa pergunta é: depende. De maneira geral, para fins contábeis, o regime de apuração de receitas e despesas, deveria ser sempre o de competência. Além disso, este modelo é considerado a opção oficial pela legislação do Imposto de Renda e para empresas cuja tributação ocorre pelo Lucro Real ou Lucro Arbitrado. O regime de caixa é uma opção para as empresas optantes pelo Simples Nacional e Lucro Presumido, especialmente aqueles cujas estruturas de negócio são extremamente simples.
Antes de tudo, para escolher o regime contábil que sua empresa irá adotar, é preciso estar atento às particularidades, legislações e momento do seu negócio. Além disso, é preciso ter em mente que cada regime proverá diferentes tipos de relatórios analíticos. O regime de competência, por exemplo, é essencial para elaboração do DRE e medição dos resultados da empresa, enquanto o de Caixa é essencial para elaboração do demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
Se a sua estrutura de negócio é simples, com poucas movimentações financeiras, o regime de caixa é uma opção mais interessante. Entretanto, se sua empresa possui um processo operacional complexo, grandes quantidades de transações e movimentações financeiras, o regime de competência tende a ser o mais indicado.
É importante destacar que a opção pelo regime de Caixa ou Competência é válida para todo o exercício, ou seja, uma empresa poderá mudar de opção somente uma vez ao ano. Caso houver mudança de regime, é recomendado fazer a adoção em janeiro de cada ano, para que assim a empresa possua um ciclo completo no regime escolhido.
O regime adotado deve ser somente um. Não é possível usar os dois ao mesmo tempo.
Dito isso, para se ter uma visão completa de curto, médio e longo prazo do negócio, é interessante pensar na adoção dos conceitos de ambos os regimes (Caixa e Competência). Para que assim, seja possível ter uma perspectiva completa do negócio e, consequentemente, dispor de uma base sólida de informações e registros.
Fonte: Conube
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