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A migração dos sistemas vagarosos presenciais para os modelos digitais quase instantâneos agrada a grande maioria das pessoas – mas exige também que se adequem para utilizá-los com segurança.
Podemos pensar que, no fundo, são os certificados digitais que permitem que o mundo físico vá, a cada dia, migrando com mais força para o digital. Sim, porque muitos documentos só teriam validade, tempos atrás, com assinatura e reconhecimento em cartório – e hoje os certificados digitais permitem uma série de facilidades. Vamos conferir?
Explicar de maneira bem direta quais são os tipos de certificados necessários para um negócio de maneira geral.
O certificado digital é como se fosse o documento de identificação, só que nesse formato funciona no espaço digital – não sendo necessário validar em formato físico a documentação onde o mesmo foi aplicado.
Um bom exemplo, para pessoa física, seria nos casos onde o usuário precisa assinar um documento que será enviado pela internet. Poderia ser um contrato, poderia ser um projeto, ou mesmo uma receita médica. Todos os documentos onde é importante que a ciência da pessoa que o emitiu esteja clara – especialmente para questões que podem parar na Justiça – podem ser verificados pelo certificado digital.
É quase como o reconhecimento de firma, uma vez que quando você providencia o certificado digital apresenta os documentos reais para emiti-lo – e a partir daí é este componente que faz a confirmação da identidade do emissor, pelo tempo em que estiver válido.
Por outro lado, no caso das empresas, a partir de determinado porte já é obrigatório ter certificado digital – e é com ele que serão feitas as comunicações com o Governo, por exemplo.
Dependendo da finalidade do seu certificado, existem algumas decisões a serem tomadas antes de iniciar o processo – especialmente porque simplesmente escolher o certificado mais barato pode não ser a melhor estratégia, já que em alguns casos é necessário outro modelo.
O melhor caminho, certamente, é conversar com o seu escritório de contabilidade. Lembre-se de que existem opções de contador online para atendimento do seu negócio – e se o atendimento já é pela internet desde o princípio você pode confiar que este serviço conhece tudo sobre certificação digital.
Dentro desta proposta, nossa indicação de procedimento é:
Esta conversa é para definir qual dos tipos de certificado digital você deverá providenciar para a atividade que precisa praticar.
Os certificados digitais são emitidos pelas Autoridades Certificadoras (ACs). No Brasil, elas são regulamentadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Acesse o site do governo e verifique quais são as atuais ACs disponíveis para dar início à sua certificação.
O atendimento presencial será preciso. Nesta etapa, a Autoridade de Registro (AR), que é um escritório físico registrado com qualificação para análise de documentos, faz a validação de seus documentos físicos – garantindo que o certificado digital emitido esteja vinculado à pessoa física ou jurídica correta. No caso de certificado para empresas, se o responsável legal já tem a certificação da pessoa física, é possível emitir o certificado empresarial online mesmo – nem sempre é obrigatória a etapa presencial.
Conforme o tipo solicitado, você poderá baixar o arquivo ou retirar presencialmente na AR onde você fez a etapa de conferência dos documentos.
Na hora de solicitar junto à Autoridade Certificadora, será necessário realizar o pagamento do certificado. Os valores mudam conforme o modelo solicitado, podendo variar entre R$ 140 e R$ 200 para empresas.
A organização do certificado digital funciona conforme descrito na Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Para realizar procedimentos referentes a seus funcionários, as empresas precisam do certificado digital – uma vez que as atividades junto ao eSocial são confirmadas com a utilização deste documento digital.
Além disso, hoje empresas do regime Lucro Presumido precisam do certificado digital em todo o país, e há locais onde as empresas do Simples Nacional também estão obrigadas a apresentar a certificação para realizar seus procedimentos.
A primeira etapa do certificado digital, como vimos, é realizada online. A questão é que há uma etapa de verificação de documentos que deve ser feita presencialmente – especialmente para pessoas físicas.
Isso porque depois de ter a pessoa física com o certificado emitido, é possível sim emitir uma certificação empresarial sem apresentar os documentos pessoalmente. Mediante a apresentação de um certificado e-CPF do tipo A3 do representante legal da empresa, a certificadora oferece o serviço para garantia da empresa sem necessidade de validação.
Basicamente os tipos de certificado digital para empresas são de dois modelos: o A1 e o A3. Enquanto o primeiro oferece facilidade de acesso sem instalação, o segundo tem validade por maior tempo – então é preciso verificar qual será o uso para identificar o melhor modelo para o seu caso.
Quando você opta pelo certificado A1, trata-se de um programa de computador que poderá ser utilizado em um ou mais computadores – podendo ser copiado de uma máquina para outra. Quando está instalado, é diretamente acionado pelos outros sistemas que precisam dessa verificação – se você estiver tentando realizar um tipo de atividade que precisa de certificação mas não estiver com nenhuma instalada no seu computador, o sistema onde você está trabalhando irá emitir o aviso de que é necessária a certificação digital. Tem validade de 1 ano.
Já o modelo de certificado A3 é entregue fisicamente, em um cartão ou token. Para utilizá-lo, é preciso configurar o computador para ler esse instrumento, realizando a instalação de software específico. Funciona mais ou menos como eram os sistemas de banco mais antigos, onde eram necessários leitor de cartão ou token para acessar sua movimentação bancária online. A instalação do software é feita na primeira vez em que se fará o acesso, depois tudo já estará funcionando. Esse tipo de certificado poderá valer até 3 anos.
Fonte: Contabilizei
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