O Sistema Público de Escrituração Digital(SPED fiscal) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do governo e traz boas vantagens para os seus negócios.
Dando continuidade ao tema gestão tributária, vamos falar sobre o SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital. Trata-se de um sistema de integração tributária digital entre as empresas e o governo federal, estadual e municipal. Esse sistema substitui não apenas a escrituração em livros, mas também os documentos em papel.
O SPED possui três pilares: a Escrituração Fiscal Digital (EFD) ou o SPED Fiscal; a Escrituração Contábil Digital (ECD) ou SPED Contábil; e, finalmente, a Nota Fiscal Eletrônica (NFE).
A EFD é utilizada para apuração do ICMS e do IPI. Por sua vez, a ECD é a versão digital do livro diário, do livro razão e do livro balancetes diários, balanços e fichas de lançamentos. Já a NFE substitui a nota fiscal impressa.
Quem já utiliza o SPED fiscal?
As empresas tributadas pelo regime de Lucro Real já estão enquadradas no SPED. Aquelas tributadas pelo regime de Lucro Presumido serão as próximas. Ao contrário, as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo sistema Simples Nacional ainda estão dispensadas da adesão da ECD e da EFD, exceto nos estados de Alagoas e Mato Grosso.
As empresas que optaram pelo Simples já são obrigadas, também, a emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NFE). Mas é necessário verificar individualmente a legislação de cada estado para confirmar essa informação. Aliás, é preciso consultar o seu contador para conhecer as bases do SPED com as quais sua empresa e fornecedores estão operando.
O site do Sintegra é uma boa fonte de consulta para saber quais as empresas que já são obrigadas a utilizar a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NFE). Visite este endereço: www.sintegra.gov.br.
Como adaptar sua empresa ao SPED?
O SPED está sendo instaurado aos poucos e, até 2013, todas as empresas deverão entrar no sistema. Por meio da implementação do SPED, a Receita Federal disponibilizou programas próprios para validação, transmissão e visualização da escrituração transmitida. Geralmente, essas funções já estão incorporadas no software de gestão. Basta conferir com o seus fornecedores.
Antes e depois da implantação do SPED, mantenha sempre seus documentos organizados. A lei determina que você mantenha a escrituração e os arquivos eletrônicos em ordem por um prazo de cinco anos. Procure ter, inclusive, cópias digitais de segurança de seus arquivos. Você pode fazer isso gravando todos eles em CDs, por exemplo. No site do SPED, é possível encontrar instruções e dicas. Acesse www1.receita.fazenda.gov.br.
Prepare sua equipe e esteja pronto para as mudanças. Com o SPED, todos os processos passarão a ser digitais. Avalie, portanto, se o sistema de gestão, banco de dados e provedor de acesso à internet da sua empresa estão adequados à nova realidade. Defina as responsabilidades dos gestores e colaboradores, informando a todos os novos procedimentos.
Esta é, portanto, uma boa hora para rever e aprimorar os processos da sua empresa e, assim, aumentar o controle e a integração com clientes e fornecedores. Atenção para a precisão das informações: emitir documentos com dados incorretos pode gerar multas e, dependendo do caso, configurar fraude fiscal. Consulte sempre os manuais disponibilizados pela Receita Federal para ter mais informações.
Fique de olho: não aceite documentos emitidos de forma incorreta por seus fornecedores e atualize sua base de dados a cada mudança da legislação. Antes de receber qualquer produto, confirme se o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) foi autorizado. Consulte o site www.nfe.gov.br. Guarde uma cópia da consulta e não receba mercadorias com documentos fiscais não autorizados ou cancelados. O DANFE é utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria. Não é a Nota Fiscal Eletrônica, mas um documento que acompanha a mercadoria durante o transporte.
Vantagens do SPED fiscal
Como o projeto do SPED ainda está em construção, algumas obrigatoriedades e processos estão também em andamento. Mas as vantagens já são perceptíveis. Uma vez que substitui arquivos em papel por versões digitais, o SPED reduz os custos de movimentação, de busca e de armazenamento de documentos. Além disso, o sistema simplifica a administração tributária da sua empresa na medida em que padroniza as informações prestadas ao governo.
Outra vantagem importante é a segurança na emissão e no controle da Nota Fiscal Eletrônica (NFE). Com o SPED, empresas e contadores passam a utilizar a assinatura digital, uma certificação que diminui a possibilidade de fraudes contra a sua empresa. A assinatura digital é obrigatória e dá validade jurídica à Escrituração Fiscal Digital (EFD). Para adquiri-la, você deve procurar uma empresa autorizada pela Receita Federal. Tenha mais informações no site www.receita.fazenda.gov.br.
A implantação do SPED permite ainda que você tenha rapidez no acesso às informações, no controle e no cruzamento de dados contábeis e fiscais. Rapidez, também, garantida na troca de informações entre os próprios contribuintes para usos distintos e simultâneos.
Via Vers Contabilidade
