Trabalho híbrido apresenta passivo de documentos físicos nas empresas

O processo de transformação digital acelerou na maior parte das empresas em 2020, em especial nas PMEs, que mais sofreram com os prejuízos econômicos causados pelas medidas restritivas.

Uma pesquisa, realizada pela plataforma Capterra/Gartner revelou que 43% das PMEs se digitalizaram para evitar prejuízos e viabilizar o trabalho à distância.

Se por um lado, a digitalização dos processos favoreceu o trabalho remoto durante a pandemia, a segurança passou a ser motivo de preocupação para boa parte dos gestores, com o surgimento do modelo híbrido de trabalho e o início das punições previstas pela LGPD ainda em 2021.

Uma pesquisa recente, realizada pela Robert Half, consultoria de recrutamento especializado, apontou que 95% dos executivos pretendem manter, mesmo após o fim da crise sanitária, um regime híbrido de trabalho, que alterna momentos no escritório e outros à distância.

Uma das principais dificuldades trazidas por esse modelo é o gerenciamento do passivo de documentos físicos, aqueles que não puderam ser descartados ou digitalizados.

O "arquivo morto" dos escritórios, além de ocupar espaço, põe em risco as informações sigilosas que ficam expostas sem qualquer critério de proteção, podendo ser acessadas, violadas ou até extraviadas durante o rodízio de circulação das equipes nas dependências da empresa.

Por outro lado, com parte do time trabalhando de forma presencial, alguns critérios para acesso irrestrito à nuvem precisam ser estabelecidos.

A pergunta que resta é: se eu digitalizar todos os arquivos, posso simplesmente descartar os documentos físicos que restaram? Apesar de parecer simples, responder essa pergunta envolve uma série de variáveis.

De acordo com a Lei nº 12.682/2012, que estabeleceu a mesma validade jurídica dos documentos físicos para as versões digitais, alguns requisitos precisam ser observados nessa transição, entre eles a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução.

Apenas após cumpridos todos os requisitos, as cópias físicas podem ser descartadas.

No entanto, atender todas essas regulamentações não é tarefa fácil e exige o apoio de um serviço especializado.

Seja para gerenciar o passivo de documentos físicos ou digitalizar e armazenar os digitais, não se trata mais apenas de organização ou facilidade.

Essa migração passa a ser mais urgente em um modelo de trabalho que precisa unir o meio físico e digital de forma segura e, ao mesmo tempo, acessível, para que o fluxo não seja interrompido.

A mudança deve começar a partir da captura e digitalização desses documentos de forma descentralizada, para que os registros sejam gerenciados de maneira mais eficiente durante todo o seu ciclo de vida, principalmente quando estiverem próximos do seu descarte, automatizando o processo de destruição.

No caso dos documentos físicos, se faz necessário um mapeamento dos processos, para conhecer as falhas e criar um método para classificar esses documentos e até mesmo rever suas políticas e procedimentos de gerenciamento e acesso aos registros já existentes.

Os objetivos são: garantir a implementação de práticas que tragam maior eficiência para a gestão de documentos e para que a empresa saiba exatamente quais informações estão em seu poder, onde estão e quem pode acessá-las, para, então, pensar em digitaliza-las.

Fazer isso de uma hora para a outra ou até mesmo com recursos internos não é factível nem seguro.

Por essa razão, o primeiro passo para as empresas que possuem um passivo de documentos físicos e pretendam adotar o regime híbrido de trabalho é buscar uma parceria especializada que possa assumir essa gestão sem prejuízo ao andamento das atividades.

Essa crise pode passar, mas terão outras.

Assim, o futuro é um assunto que precisa ser discutido agora para evitar que a falta de uma gestão adequada impeça a realização de novos negócios, cujo impacto vai além do financeiro.