DEFIS é uma obrigação assessoria anual das Micro Empresas e Empresas de Pequeno Porte optantes pelo Simples Nacional, nela é declarado informações socioeconômicas e fiscais relativas ao ano calendário anterior e as informações prestadas são compartilhadas entre a RFB e os órgãos de fiscalização tributária. Quem está obrigado a fazer a DEFIS?
Todas as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a apresentar a DEFIS, mesmo que no ano-calendário de referência ela se encontrava inativa (sem mudanças patrimoniais e atividade operacional durante todo o ano-calendário). Também há algumas situações especiais onde a empresa está obrigada a declarar, como no caso da pessoa jurídica ser cindida parcial ou totalmente, extinta, fusionada ou incorporada. Nesses casos a entrega deve ser até o último dia do mês subsequente ao do evento. Sua preocupação como empresário é de saber da existência dessa obrigação e também que você deve passar certas informações solicitadas por seu contador, visto que geralmente é o escritório de contabilidade quem cuida de toda parte burocrática de preenchimento, conferência e transmissão da DEFIS.
Local e Prazo de entrega
A DEFIS é um módulo do PGDAS-D, seu acesso, preenchimento e transmissão se dá por meio da aplicação disponível no
Portal do Simples Nacional. As informações socioeconômicas e fiscais apresentadas na DEFIS, relativamente ao ano-calendário anterior devem ser entregues à RFB até o dia 31/03/2018.
Multa por atraso da DEFIS
Não previsão legal de multa pela entrega em atraso da DEFIS. No entanto, as apurações de impostos dos períodos a partir do mês de março de cada ano, no Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D), ficam condicionadas à entrega da DEFIS relativa ao ano anterior. Por exemplo, para realizar a apuração do PA 3/2018, a microempresa/empresa de pequeno porte (ME/EPP) deverá, primeiramente, transmitir a DEFIS do ano de 2017 (caso a empresa tenha sido optante pelo Simples Nacional em algum período de 2017).
O que é declarado?
As informações declaradas na DEFIS referem-se à:
- Ganhos de capital;
- Quantidade de empregados no início e no final do período;
- Caso a ME/EPP mantenha escrituração contábil e tenha evidenciado lucro superior ao limite de que trata o § 1º do art. 131 da Resolução CGSN nº 94, de 29/11/2011;
- Receita proveniente de exportação direta ou por meio de comercial exportadora;
- Identificação e rendimentos dos sócios;
- Total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável;
- Doações à campanha eleitoral;
- Percentual de participação em cotas em tesouraria no capital social da empresa;
- Estoque inicial e final do período abrangido pela declaração;
- Saldo em caixa/banco no início e no final do período abrangido pela declaração;
- Total de aquisições, transferências, saídas de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração;
- Total de despesas no período abrangido pela declaração;
- Total de entradas e saídas interestaduais por UF;
- Valor do ISS retido na fonte no ano-calendário, por Município;
- Prestação de serviços de comunicação;
- Vendas por meio de revendedores ambulantes autônomos;
- Preparo e comercialização de refeições em municípios;
- Produção rural ocorrida no território de mais de um Município;
- Aquisição de mercadorias de produtores rurais;
- Autos de infração pagos ou com decisão administrativa;
- Informações sobre prestação de serviços de transporte de cargas interestadual;
DEFIS para MEI
A DEFIS é uma obrigação exclusiva de Micro Empresas e Empresas de Pequeno Porte optantes pelo Simples Nacional. O Micro Empreendedor Individual – MEI – não apresenta a DEFIS, e sim DASN-MEI – Declaração Anual do Simples Nacional através do portal do empreendedor.
Retificação da DEFIS
A Defis poderá ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração originariamente apresentada.
Pessoas jurídicas excluídas do Simples
Em relação ao ano-calendário de exclusão da ME ou da EPP do Simples Nacional, esta deverá entregar a Defis abrangendo os fatos geradores ocorridos no período em que esteve na condição de optante. Via
PJ Simples 
