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A emissão de notas fiscais é um processo fundamental e obrigatório para a maioria das empresas, por isso, ter ciência do assunto e realizar a emissão de forma correta é tão importante.
Ainda assim, muitos proprietários e gestores permanecem na zona de dúvidas e incertezas sobre a emissão de notas fiscais e operações básicas como a sua utilidade, os tipos existentes, etc.
De forma bem resumida, as notas fiscais são os documentos responsáveis pela comprovação tributária de movimentações comerciais.
Ou seja, sempre que há a venda ou compra de um produto/serviço, há a obrigatoriedade de emissão de comprovante do produto vendido ou serviço prestado para fins de fiscalização.
Como dito anteriormente, é um documento de comprovação utilizado para fins legais e isso explica a sua obrigatoriedade.
Logo, é extremamente importante para a contabilidade de uma empresa e o recolhimento de impostos.
“Além disso, as notas ficais também são utilizadas para dados de faturamento, lucro, estoque, e demais aspectos fundamentais para o funcionamento adequado de uma organização”, explica João Esposito, economista e CEO da Express CTB – accountech de contabilidade.
Entretanto, não é um documento obrigatório para todos os tipos de empreendedores.
Os integrantes do MEI (Microempreendedor Individual), só precisam emitir notas fiscais de forma obrigatória quando é feita a comercialização com pessoas jurídicas.
Entretanto, alguns microempreendedores, ainda assim, optam pela emissão de todas as movimentações comerciais, ainda que sejam referentes a pessoas físicas, para um melhor controle contábil.
Essa é a única exceção existente, e qualquer empreendedor que descumprir seus deveres tributários sofrerão as devidas punições legais.
Por ser um comprovante tributário obrigatório, a não emissão de notas fiscais é configurada como crime.
Em casos mais graves, os responsáveis respondem pelo crime de sonegação fiscal, como previsto na Lei 4.729/1965, que diz: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.
Logo, não pode haver alteração de valor ou omissão de movimentação, caso contrário, os impostos recolhidos não serão condizentes com as movimentações realizadas, beneficiando o empreendedor de forma ilegal.
Esse ato pode acarretar de seis meses a dois anos de detenção + multa.
Além disso, também há o crime conhecido como caixa 2, que pode acarretar até oito anos de detenção e diz respeito a outro caixa da empresa sem registro fiscal.
Assim, o dinheiro não é declarado e não há recolhimento de impostos, o que configura o crime.
“Vale salientar a importância de agir legalmente para a continuidade do seu negócio. Não coloque em risco o seu sucesso em prol de benefícios indevidos. Opte sempre por agir na lei e da forma mais correta possível”, diz Lisiane Queiroga, Coordenadora do Departamento Fiscal da Express CTB.
Como as notas fiscais servem para registrar a comercialização de diferentes produtos e serviços, há também a necessidade de diferenciar esses registros de acordo com as especificações de cada um.
Para isso, existem três tipos principais:
Além disso, também existem dois tipos distintos de emissão:
Esse tipo é preferível tanto por parte dos empreendedores pela facilidade, como pela receita em prol do menor índice de sonegação.
Entretanto, é fundamental se ater à legislação do seu município, pois alguns ainda não aceitam esse modelo de nota fiscal e exigem a emissão tradicional.
Para a emissão tradicional, basta obter um talão de nota fiscal e preencher de forma manual.
Mas, essa prática já é proibida para as empresas enquadradas no Simples Nacional, desde outubro de 2018, em alguns municípios.
Por isso deve-se verificar a legislação pertinente a cada local em que o estabelecimento se encontra.
É importante se adaptar ao modelo eletrônico e entender o passo a passo para conseguir emitir notas fiscais dessa forma, pois a ideia do Fisco é não mais existir a emissão de notas manuais.
Para que a nota fiscal seja validada, assegurada e autenticada digitalmente, é necessário que haja uma assinatura virtual credenciada pela ICP (infraestrutura de chaves públicas brasileiras).
Após a compra do certificado, há a necessidade de validar as informações e essa validação é feita a partir de uma autoridade de registro.
Após validação, será possível realizar o cadastro da certificação e a sua assinatura virtual estará pronta para uso.
Com a certificação digital em mãos, é hora de adquirir a autorização necessária para a emissão das notas fiscais de forma eletrônica.
Para isso, é necessário se ater ao tipo de nota fiscal que deseja emitir, tendo especificações para as duas principais:
Agora que você já possui a autorização, é hora de viabilizar a emissão a partir de um software, seja ele:
É importante se ater ao que é mais viável e benéfico para o seu negócio, colocando na balança o custo benefício em adquirir um software pago, a necessidade e a possibilidade.
Tendo, em vista os passos acima como padrões, ainda há etapas que os precedem caso você seja:
Todos esses processos envolvem uma burocracia significativa e um conhecimento ainda mais profundo acerca do tema.
Por isso, é fundamental contar com o serviço de contadores experientes no ramo, capazes de resolver essas e outras questões de forma responsável e assertiva.
Sobre a Express CTB
A Express CTB é uma accountech que tem o objetivo de democratizar as soluções empresariais para negócios. A Express CTB auxilia na legalização de empresas, certificações digitais, impostos, finanças, assuntos jurídicos, departamentos de contas, entre outros, em poucos minutos, com tecnologia e consultoria especializada.
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