Você quer correr riscos, ou quer ser profissional na hora da entrega da ECF?

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Descubra os riscos de usar o Excel, com altas chances de erros que podem gerar multas e fiscalização, e as vantagens de ter um sistema que gera ECD e ECF com muito mais segurança e confiabilidade dos dados.

Um alpinista experiente, quando se prepara para subir a montanha, escolhe sempre os melhores equipamentos. E se o cume for um Everest ele talvez precise de um guia e apoio locais. Não pode explorar o novo sem suporte profissional, os riscos são grandes e tudo que ele pretende é chegar lá, são e salvo.  O mesmo critério vale para muitas situações do mundo empresarial. Quanto mais complexas as exigências, mais riscos as empresas correm se não estiverem preparadas, equipadas e com o suporte adequado para cumprir as obrigações legais, como o IRPJ por exemplo.

Talvez um dos maiores riscos na apuração do IRPJ e da CSLL se esconda justamente em uma planilha do Excel. Sim, esse recurso oferece inúmeras possibilidades e ainda é utilizado por muitas empresas na geração de dados contábeis e fiscais.  E agora que a legislação exige a ECD correta em aderência para a entrega de ECF, como garantir que os dados das planilhas de Excel estão realmente corretos? E que desastre descobrir na última hora que as informações estão erradas ou incompletas, perder os prazos e pagar multas elevadas!

Entre os inúmeros riscos já comprovados pelos profissionais que trabalham com planilhas do Excel para gerar a ECD e ECF, os especialistas costumam citar a falta de segurança nos dados. Muitas vezes o usuário abre a planilha e ela está com outro número, por alguma inconsistência na rede ele pensa que salvou, mas não salvou. Outras vezes fica tudo sob a responsabilidade de uma só pessoa, que pode sair da empresa, ficar doente, ou se ausentar na hora H. Sem falar nos problemas de versão, de usuário e outros decorrentes do próprio Excel, os erros de fórmula entre outros.

Mas por que as empresas que ainda utilizam o Excel correm tantos riscos? Porque ao carregar as informações da ECD para gerar a ECF, o PVA da ECF faz uma nova validação na ECD com informações diferentes do que o PVA da ECD fez. Resumo da história: a equipe fiscal encontra problemas na ECD, porém a equipe contábil diz que entregou a ECD validada no PVA. Nasce então o impasse e a equipe fiscal, que já está com o prazo extremamente curto para entregar a ECF, acaba realizando alguns ajustes manuais para resolver problemas e as bases da ECD e ECF ficam diferentes.  Aí sim, corre-se o risco de um cruzamento da Receita que pode gerar a autuação e multa.

Como todos já aprenderam nos últimos dois anos, a ECF exige um alto nível de detalhamento em formato diferenciado das informações de origem contábil e fiscal para apuração do IRPJ e da CSLL. A exigência da ECF não alterou apenas o formato da entrega, mas passou a ser um arquivo eletrônico que realiza o cruzamento de dados contábeis com total rastreabilidade.  Com a ECF a Receita passou a apurar os números a partir dos dados contábeis.   E se eles estiverem errados ou inconsistentes por causa das famosas falhas nas planilhas do Excel? O validador da Receita Federal da ECD valida se as informações estão corretas, mas não faz o cruzamento das informações da mesma forma que da ECF.

Para completar o quadro de dificuldades, a falta de sinergia entre os departamentos contábil e fiscal é uma realidade comum na maioria das empresas. E é justamente neste ponto que os riscos se ampliam consideravelmente. Porque, se a área contábil gera a ECD em planilhas do Excel, com todas as possibilidades de erros previsíveis e imprevisíveis, como a área fiscal vai gerar a ECF com aderência sem expor e multiplicar os erros?  Está feita a fórmula perfeita da multa.  Inclusive porque a legislação é cada dia mais complexa e as novas exigências também visam evidenciar as inconsistências, motivando autuações.

Novas regras tributárias exigem sistemas mais seguros

Nem tudo precisa continuar a ser feito da mesma forma que sempre foi, com processos realizados em planilhas eletrônicas, que já se mostraram ineficientes e arriscados. Novas ferramentas agora se encontram à disposição das empresas, como o IRPJ Manager  da Becomex, sistema premiado como um dos três melhores do Brasil.  Enfim, as planilhas podem ser substituídas por um sistema 100% seguro, confiável, constantemente atualizado, que permite ganhar tempo, dinheiro e evitar riscos de multas por falhas nas informações.

Ao utilizar uma ferramenta como o IRPJ Manager a empresa faz a apuração do IR mensal e assim garante que a entrega da ECF seja simplesmente uma consequência e não uma guerra entre as áreas e dias e noites sem dormir.

O sistema permite ainda maior sinergia entre as áreas envolvidas na apuração da ECD e ECF e maior agilidade na apuração. Agora o tempo destinado ao trabalho operacional de preenchimento de planilhas pode ser dedicado às análises dos números e outras atividades de cada área.

E por falar em sinergia ela pode ser considerada uma palavra-chave quando se fala nos benefícios de usar um sistema integrado de dados entre dois setores que antes atuavam de forma quase independente. Como agora eles precisam trabalhar de forma integrada para pensar a ECD e a ECF em conjunto, o IRPJ Manager oferece as soluções que conversam com os mundos fiscal e contábil. Uma realidade bem diferente de quando cada área possui seus próprios sistemas, gerando dados nem sempre confiáveis que serão utilizados pela outra. O que certamente pode resultar em atritos e, no pior dos mundos, em autuações e multas.

São incontáveis os benefícios de promover a sinergia, ao modernizar as áreas com sistemas integrados como o IRPJ Manager, que também oferece benchmark e capacitação de todos os profissionais envolvidos.  Além de atender as exigências legais com segurança e agilidade, existem os ganhos internos de gestão, transparência e compliance.  O sistema da Becomex permite ainda um melhor gerenciamento fiscal e financeiro a partir da possibilidade de observar o todo e desenhar cenários sobre lucros, impostos e incentivos.

Via becomex

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