Você sabe como organizar as rotinas do Departamento Pessoal?

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Como muitos sabem as rotinas do departamento pessoal são numerosas e, muitas delas, bastante burocráticas que exigem atenção, concentração e organização. É fato que a chegada e o avanço da tecnologia foram fundamentais para que os gestores pudessem desburocratizar os processos e se dedicarem mais ao que realmente é importante – os colaboradores. No entanto, mesmo os mais avançados sistemas de organização para RH não são capazes de substituir um líder.

Para facilitar o dia a dia desses profissionais, listo abaixo algumas práticas que podem auxiliar e contribuir para que as rotinas do RH sejam menos pesadas e, principalmente, organizadas:

Como mandam as leis trabalhistas: o cuidado com o colaborador envolve, também, verificar toda a documentação referente a ele dentro da empresa. O primeiro passo, que acontece a cada nova contratação, é fazer seu registro. Por isso, tenha uma relação com todos os documentos, atestados e laudos que o novo contratado precisa apresentar para que seu registro esteja completo e em ordem. É necessário que o trabalhador esteja com tudo o que precisa para entrar e sair da empresa: crachá, controle de ponto, senhas de acesso, entre outros;

Desligamento de colaboradores: a saída de um colaborador é tão importante quanto a entrada. Por isso, é necessário realizar os mesmos trâmites que foi efetuado quando ele ingressou na empresa (documentos, exames e laudos). Garanta que a empresa já tenha um modelo pronto de todos esses documentos, sendo necessário apenas preencher informações pessoais do colaborador e valores. Vale ressaltar que o pedido de demissão é diferente de uma demissão sem justa causa. Então, fique atento aos valores específicos de cada um para que tudo seja feito dentro das leis;

Controle da jornada de trabalho: se a empresa utiliza horas extras ou banco de horas, o controle do RH deve ser eficiente para que não haja erros ou a necessidade de retrabalho. Atualmente, há sistemas de controle de ponto eletrônico integrados em que os gestores de RH acompanham em tempo real as jornadas e horas extras dos colaboradores. Os softwares também fazem a gestão e o controle das empresas que trabalham com escalas e turnos, garantindo que tudo seja realizado de forma organizada e simples. No mercado já é possível encontrar plataformas que entregam tudo pronto, todas as horas trabalhadas, descansadas, extras, folgas e atrasos, tudo isso com objetivo de facilitar o cálculo da folha de pagamento, otimizando tempo e evitando gastos desnecessários;

Controle automático de férias: mensalmente, verifique o controle de férias dos seus funcionários. Mantenha todos os cálculos em mãos e, mesmo que sejam entregues por softwares, confira mais de uma vez para que não haja erros. Além disso, o controle de férias feito automaticamente evita que dois colaboradores fiquem ausentes ao mesmo tempo, interferindo no dia a dia da empresa e impactando a produtividade da equipe;

Comunicação interna: quando o RH também é o responsável pela comunicação interna da empresa, é preciso manter todas as mensagens enviadas em arquivo para consulta toda vez que for necessário. Utilize um canal interno automático para o envio das mensagens e certifique-se de que todos os colaboradores estão cientes sobre seus conteúdos.

Para finalizar, uma gestão eficiente do RH é fundamental para a desburocratização das rotinas do departamento pessoal. Por esse motivo, a otimização das tarefas pode ser feita por meio da tecnologia. Há diversos players no mercado que proporcionam um trabalho eficiente, por isso não esqueça de pesquisar qual é o ideal para a sua empresa.

DICA: É hora de se capacitar e se especializar em Departamento Pessoal e eSocial

Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de implantação do programa se aproximando.

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Conteúdo por Lonny Szneiberg. Lonny Szneiberg é CEO e um dos fundadores da Oitchau.com.br – Controle de Ponto. Possui mais de 20 anos de experiência no setor de tecnologia. Além de ser fundador do Investing.com – um dos top três maiores portais financeiros do mundo – presente em mais de 30 países.