Como sua empresa deve se preparar para uma fiscalização tributária?

A fiscalização tributária é um procedimento que pode partir de diversos órgãos, tanto na esfera municipal, quanto na estadual e federal. Cada uma delas, no entanto, terá acesso a um tipo de informação e de impostos, de acordo com os seus próprios interesses.

• Fisco municipal — cobra e fiscaliza os tributos do município, tais como o Imposto Sobre Serviços (ISS);
• Fisco estadual — cobra e fiscaliza os tributos do estado, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Fisco federal — cobra e fiscaliza os tributos federais, como o Imposto de Renda (IR).

No conceito, são processos iguais. Porém, cada um deles mantém sua atenção voltada para fatores distintos. Enquanto a prefeitura está atenta a um ponto, o federal estará observando outro e assim sucessivamente.

A fiscalização tributária visa averiguar a regularidade no cumprimento das obrigações tributárias por parte dos contribuintes. Este procedimento é realizado pela autoridade administrativa.

Para tanto, o contribuinte deve fornecer à Administração os livros e documentos necessários. Não há distinção sobre quais livros comerciais estão sujeitos à fiscalização. Logo, desde que objeto de investigação, quaisquer livros podem ser solicitados pela fiscalização. 

Como, então, se preparar para uma possível fiscalização na empresa? Vamos dar algumas sugestões.

Faça uma auditoria interna

O primeiro passo para não ser surpreendido por uma fiscalização trabalhista é necessário ter toda a documentação em dia, os impostos pagos e os registros atualizados. Saber se existe alguma irregularidade só de cabeça não é muito fácil, portanto, faça auditorias. 

Faça um levantamento de tudo e identifique pontos que podem ser questionados pela fiscalização trabalhista, como horas extras, adicionais, contratos de trabalho, extratos previdenciários, documentos rescisórios, entre outros. 

Não esqueça da documentação referente à segurança do trabalho. Toda empresa deve ter esses registros e zelar pelas melhores práticas, independentemente de ter um técnico de segurança ou não.

Documentação organizada

Feita a auditoria, crie um sistema para organizar a documentação e tornar a recuperação de qualquer dado fácil. Digitalizar os documentos e organizá-los em um servidor virtual pode facilitar o resgate da documentação e apresentação dos dados. 

Claro que é preciso arquivar alguns documentos físicos, e são esses que costumam dar maior problema. Tenha um arquivo ordenado por ano, mês e tipo de documento. Deixe os contratos de trabalho sempre à mão, todos devidamente assinados pelos colaboradores. Anexe os espelhos de ponto, também assinados, para comprovação das horas trabalhadas, nunca se sabe o que pode ser questionado em uma  fiscalização trabalhista.

Utilize a tecnologia como aliada

Para aprimorar o gerenciamento fiscal, contar com a tecnologia apropriada é muito importante. Os softwares de gestão são excelentes opções para quem busca por soluções simples e objetivas.

Por meio desses sistemas, é possível automatizar as tarefas do dia a dia que, quando feitas de forma manual, demoram muito tempo para serem finalizadas. Eles podem, por exemplo, organizar as notas fiscais e os contratos conforme as normas previstas pela lei, simplificando a tarefa de conferência das atividades fiscais.

Eles também conseguem executar ações complexas, como o envio das obrigações acessórias e a emissão de notas. Além da praticidade, a instituição consegue impedir transtornos provocados pelo erro humano e reduzir de maneira considerável o risco de fraudes.

Entre outras funcionalidades, esse recurso pode recolher informações de todas as áreas da empresa, centralizando dados contábeis em um único local. Isso tudo possibilita o controle efetivo sobre o negócio e proporciona tomadas de decisões cada vez mais embasadas e acertadas.

Não omita notas fiscais

Trata-se de uma das irregularidades mais graves passíveis de registro no decorrer da fiscalização tributária. Na maior parcela dos casos, os fiscais se deparam com a ausência dos registros de algumas vendas ou com a não inclusão de determinadas notas na apuração dos tributos.

Para assegurar que seu negócio não tenha esse tipo de problema, basta verificar se cada item comercializado está devidamente acompanhado de sua nota fiscal. Toda movimentação precisa ser fichada e transmitida aos órgãos responsáveis pela análise dos dados prestados.

Manter as obrigações acessórias em dia

As obrigações acessórias merecem muita atenção, afinal, estamos falando a respeito das declarações periódicas de dados atrelados às esferas tributária, trabalhista e previdenciária. Logo, as informações associadas a cada uma dessas áreas devem ser repassadas aos órgãos de inspeção de maneira cuidadosa e com elevado grau de exatidão.

Algumas das obrigações acessórias mais recorrentes são:

• DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais);
• DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte);
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
• SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).

Evite surpresas com a fiscalização

Alguns toques finais para não passar “aperto” na hora de receber um fiscal:

• Certificar se a sua contabilidade está em dia com a entrega das declarações: SPED Fiscal, SPED Contábil, DAPI, Declarações Municipais, dentre outras;
•  Manter um arquivo organizado das guias dos impostos pagos;
• Organizar os impostos atrasados, possuir um planejamento financeiro para quitá-los ou entrar com um pedido de parcelamento junto aos órgãos competentes;
• Garantir a cópia (backup) confiável dos arquivos eletrônicos XML e das declarações transmitidas;
• Manter de forma organizada os documentos em papel, em um local adequado, arejado e de fácil acesso, pois o prazo para guarda é de 5 (cinco) anos. Hoje existem no mercado empresas especializadas na guarda de arquivos;
• Lembre-se de que a tributação dos produtos no seu cadastro é a base para o cálculo de impostos. Por isso, o cadastro de produtos corretos é um segredo para evitar dores de cabeça.

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