Contabilidade na Nuvem: Como migrar?

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A contabilidade como conhecemos hoje está cada vez mais perto de chegar ao fim, pois está próximo o dia em que a papelada será completamente substituída pela contabilidade na nuvem. Embora grande parte dos escritórios ainda esteja receoso, este método tem se tornado ponto crucial para a competitividade no mercado.

E isso porque a implementação de uma contabilidade na nuvem diminui muito os custos operacionais. A centralização de dados e informações se torna mais rápida e segura. Além do que é possível que o dono de cada empresa esteja presente com seu contador, atuando juntos na mesma plataforma, como num trabalho colaborativo.

O que é contabilidade na nuvem?

Em primeiro lugar, para começar o entendimento sobre esse método, é preciso saber o que é cloud computing — em português, computação em nuvem. No entanto, o conceito é um pouco mais simples de entender: um sistema na nuvem permite que dados e informações estejam sempre acessíveis para todos os usuários previamente autorizados. Isto é, o servidor físico se torna obsoleto e o usuário pode se conectar de qualquer lugar do mundo!

Em contabilidade, o serviço na nuvem permite uma gestão digitalizada e on-line, integrando vários departamentos numa mesma plataforma. Consequentemente, o tempo gasto com operações manuais cai drasticamente, aumentando a captação e a retenção de clientes, além de permitir maior concentração de esforços nas decisões estratégicas do escritório. Serviços recorrentes, como planejamento financeiro e tributário, por exemplo, passam a ser feitos de maneira automática.

Benefícios da implementação

Há muito tempo, o serviço do contador era mais sentido no momento da abertura das empresas. No decorrer do tempo, seu trabalho passou a ser visto como um “gerador de guias”, o que não acontece com um sistema de contabilidade na nuvem. Veja alguns benefícios:

1. Atuação do contador

Nesse processo digital, o contador atua de forma muito mais consultiva, sendo crucial no crescimento da empresa do cliente.

Ou seja, com o procedimento on-line e automatizado, o escritório contábil pode se dedicar às análises da empresa. Assim, esse profissional deixa de ter um papel somente burocrático e se torna um aliado estratégico dos gestores auxiliando na tomada de decisões, além de identificar oportunidades de negócio.

2. Economia de espaço físico

Sabe aquela imagem antiquada de um escritório abarrotado de papéis amarelados? Esqueça! Com a contabilidade na nuvem, esse cenário tende a ficar cada vez mais distante!

Isso porque o sistema digital permite que todo o histórico de documentos das empresas não precise mais ser arquivado fisicamente. Mas e a segurança?

3. Maior segurança

Acredite: manter os dados dos clientes na nuvem oferece maior segurança, sim! Isso porque os sistemas de gestão contábil realiza recorrentes backups automáticos, além da proteção da criptografia. Ambos os recursos garantem que as informações não sejam acessadas por invasores e também que não sejam perdidas, mesmo em caso de queda de sinal ou energia.

4. Mais agilidade

Um dos maiores benefícios, no entanto, continua sendo a automatização das tarefas rotineiras do contador. E, claro, a maior agilidade nos processos.

Afinal, sem a parte burocrática para atrasar o dia a dia do escritório, a produtividade vai lá em cima!

Contabilidade na nuvem: como migrar?

Não há um sistema específico que funcione para todos os escritórios e empresas. Afinal, é preciso avaliar necessidades para decidir quais serviços e planos atendem melhor cada caso.

Opções reconhecidas no mercado costumam ser as mais indicadas, mas vale verificar a possibilidade de um teste gratuito antes de uma implementação por completo, por exemplo.

Essas primeiras impressões com o sistema servem para verificar a facilidade de uso, confiabilidade e também se é viável no dia a dia  se não tem problemas crônicos como ficar fora do ar, ou até se o suporte é prestativo.

Durante o processo de decisão, porém, o que deve ser priorizado é a integração com o que já se utiliza atualmente. Isso porque a transição se estabelece de forma mais rápida, eliminando riscos desnecessários. Além disso, é possível oferecer o serviço de contabilidade na nuvem também para os clientes do escritório, já que a troca de informações passa a ser em tempo real.

Como resultado, existe uma sinergia muito maior na relação entre contador e cliente, impactando diretamente nos processos de ambas as partes.

Afinal, vale a pena investir?

Bem, se você chegou até aqui com dúvida ainda, a resposta final é: sim, vale a pena!

Os benefícios após a implementação da contabilidade na nuvem — tanto no escritório quanto na empresa do cliente — são perceptíveis em poucas semanas. Esse método é tido como o futuro da contabilidade e atualmente os escritórios que adiam esse investimento perdem posições no mercado competitivo. A migração de um sistema de contabilidade convencional para um baseado no digital segue uma tendência da evolução de mercado que não deve parar tão cedo.

Da mesma forma que alguns serviços já estão pendendo para o digital — como a nota fiscal eletrônica, ou o atendimento via WhatsApp, por exemplo —, a contabilidade na nuvem surgiu como uma forma de facilitar rotinas engessadas do escritório. É por isso que investir num sistema desses é um processo que pretende revolucionar o mercado e mudar a forma como entendemos o papel do contador nas empresas.

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Fonte: Pigatti Contabilidade – Escritório de Contabilidade em SP