Está com dificuldades com o eSocial? Se errar, você será multado!

O eSocial virou realidade para maioria das empresas brasileiras e vem ocasionando uma revolução nas áreas trabalhista e de recursos humanos. Porém, isso também gera muita preocupação nas organizações, sobretudo por conta da imposição de um novo fluxo e ritmo de trabalho. Ou seja, quem errar nas informações ou perder os prazos será multado! Essa dificuldade de adequação acontece, principalmente, pelas mudanças no faseamento do eSocial, que agora prevê a adesão obrigatória das micro, pequenas empresas e Microempreendedores Individuais (MEIs) – com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões – para janeiro de 2019. Com isso, as principais queixas dos empregadores, além das alterações no cronograma, têm sido o trabalho de reunir todo o histórico trabalhista dos funcionários no cadastro do eSocial, desde contratações até licenças e documentos demissionais, já que qualquer inconsistência nos dados impede que o sistema continue operando. Dessa forma, para não deixar de cumprir os prazos do programa, é recomendável contratar especialistas e reforçar os investimentos em pessoal capacitado para cumprir as exigências do eSocial. Para você, que trabalha no departamento pessoal, não ser surpreendido negativamente com as regras do programa, destacamos abaixo as principais dificuldades que as empresas estão enfrentando, além de algumas dicas. Confira:

1. Dados duplicados e outras inconsistências

Alguns documentos, como certidões de alterações no estado civil (como o novo nome de casado) costumam travam o sistema e impedem o preenchimento do cadastro, já que na base dos sistemas do Fisco geralmente estão cadastrados os dados originais do contribuinte, ou seja, o eSocial não aceita dados desatualizados. Nesse caso, a sugestão é fazer a CQC (Consulta de Qualificação Cadastral) dos colaboradores já existentes e verificar as divergências, corrigindo-as imediatamente, além de fazer a CQC dos candidatos a novas vagas no momento da entrevista, antes da contratação.

2. Volume de informações exigidas

O grande número de informações e eventos que deverão ser comunicados e transmitidos ao eSocial é um fator complicador, sobretudo na área de RH. Os numerosos códigos também dificultam bastante a assimilação rápida de todo o conteúdo, com muitas áreas a serem analisadas. O próprio manual disponibilizado pelo governo é escrito em linguagem extremamente técnica, que acaba por confundir o leitor e atrasar o processo, sem contar o desconhecimento da legislação. Sendo assim, a sugestão é realizar a revisão completa e detalhada de toda parte cadastral antes da entrada da empresa no eSocial.

3. Receio das multas

Os diferentes prazos de implantação são um dos fatores que dificultam a compreensão do eSocial. Justamente por não conseguirem entregar os dados no prazo, caso isso aconteça, infelizmente a empresa estará sujeita a multas e a observações da Receita Federal. A orientação da Solutta, nesse caso, é não entrar em desespero. Nessa hora é importante estar um passo à frente neste assunto, seja mudando a cultura da empresa ou procurando sistemas e consultorias que possam fornecer um suporte adequado, ou até mesmo qualificando um funcionário do Departamento Pessoal. Por hora o governo não está aplicando multas para as empresas que estão tentando enviar os dados, porém, já está notificando as empresas que nunca tentaram e existe a possibilidade da aplicação de multas retroativas. Portanto, tenha atenção total!

4. Mudanças constantes pelo governo

Ainda que o prazo para implementar o sistema termine em 2019, várias etapas já estão valendo. Então, se você ainda não definiu um cronograma de implantação na sua empresa, faça isso o quanto antes, já que essa fase de testes exige que as organizações também se adaptem rapidamente. Mesmo que o governo altere os prazos ou algumas regras, a desatenção não pode ser uma desculpa. Dessa forma, com as constantes atualizações e adaptações do governo, é recomendável que as empresas tenham um bom sistema de folha para um melhor envio e para facilitar as atualizações das informações prestadas ao eSocial, além de destacar uma pessoa responsável pelo projeto. Assim o controle das obrigações fica menos complicado de ser gerenciado. O eSocial é uma ferramenta que reúne os dados trabalhistas, fiscais, previdenciários das empresas em uma só plataforma. Ainda em implantação, o sistema está sendo adotado aos poucos, antes de passar a ser obrigatório para os 18 milhões de empregadores do país. Antes, somente patrões de empregados domésticos eram obrigados a usar o eSocial. Desde 16 de julho, empresas de médio porte (que faturam entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões) passaram a ter que enviar seus dados ao sistema, que já era obrigatório desde janeiro para as grandes. Já as micro e pequenas e os MEI podem fazer o uso facultativo do eSocial, mas lembrando que em janeiro/2019 passa a ser obrigatório.

É hora de se capacitar e especializar seu departamento pessoal em eSocial

Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de implantação do programa se aproximando. Sendo assim gostaríamos que conhecessem nosso treinamento completo e totalmente na prática de departamento pessoal e eSocial para contadores. Aprenda todos os detalhes do departamento pessoal de forma simples e descomplicada. Saiba tudo sobre regras, documentos, procedimentos, leis e tudo que envolve o setor, além de dominar o eSocial por completa. Essa é a sua grande oportunidade de aprender todos os procedimentos na prática com profissionais experientes e atuantes no segmento, clique aqui e acesse já! Conteúdo via Solluta