Home Office: Como as organizações podem evitar não conformidades e erros nesse processo

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Política de conformidade precisa renovar seus processos. Para isso, é necessário adotar novas ferramentas

Com a nova experiência de trabalho remoto a qual muitas empresas tiveram que aderir durante a pandemia, outros desafios surgiram para todos os setores e atividades corporativos, inclusive para o compliance.

Essa realidade exige uma reinvenção, a fim de assegurar que os esforços de implementação do programa feitos até o momento não sejam perdidos.

Como consequência da transformação na dinâmica de trabalho das empresas, acredita-se que há um aumento nos riscos de não-conformidade e, ao mesmo tempo, torna-se mais difícil identificar esses casos.

A forma como a equipe de compliance trabalha deve ser adaptada para superar esses desafios durante o home office.

Assegurar boas políticas corporativas

O primeiro passo para ter um programa de integridade eficiente durante o trabalho remoto é assegurar que os funcionários continuem cumprindo as políticas corporativas da empresa. Por isso, elas devem ser adaptadas a essa dinâmica.

Em tempos de trabalho em casa, é recomendável que seja implementada uma ferramenta para a cobrança digital, de forma que a equipe de compliance possa demandar dos demais colaboradores a leitura e o aceite dos termos por meio de uma plataforma virtual.

Outra forma para aprimorar as políticas corporativas diante da nova dinâmica é implementar normas internas específicas para o home office. Elas devem trazer previsões que ajudem a prevenir problemas associados ao desempenho das atividades de trabalho em ambientes externos, como o vazamento de informações sensíveis.

Implementar um canal de denúncias on-line

Para enfrentar os desafios impostos pelo trabalho remoto, mais especificamente, a ocorrência de casos de não-conformidade em ambientes externos à empresa, é necessário adotar novas ferramentas que viabilizam a identificação desses casos.

A principal dentre essas ferramentas é o canal de denúncias on-line. Ele possibilita que as infrações sejam reportadas por meio de um canal web, como um site ou um aplicativo. Assim, mesmo fora do escritório, o colaborador tem acesso a um meio para apresentar sua denúncia.

Vale a pena lembrar que, em uma dinâmica de trabalho remoto, é ainda mais importante contar com as informações fornecidas pelos colaboradores sobre possíveis infrações, já que eles estão em posição mais privilegiada para notar essas ocorrências.

Designed by @yanalya / Freepik
Designed by @yanalya / Freepik

Para implementar um canal de denúncias de forma adequada, é necessário que ele seja acessível para os funcionários e apresente regras claras de uso. O anonimato é o incentivo para que os colaboradores se manifestem, sem receio de retaliações.

Realizar treinamentos virtuais

Os desafios para o programa de compliance nas empresas diante do trabalho remoto incluem, ainda, a questão da preparação dos colaboradores. Os treinamentos presenciais devem ser substituídos por alternativas de educação corporativa à distância.

Novamente, é importante contar com uma ferramenta adequada para esta finalidade. A empresa deve buscar plataformas capazes de entregar treinamentos virtuais de compliance.

Capacitações on-line trazem a vantagem de ser realizadas a qualquer hora e em qualquer lugar, adaptando-se perfeitamente à nova dinâmica de trabalho. Além disso, são elaboradas de maneira a assegurar o engajamento dos funcionários, incluindo o uso de vários formatos de mídia, como vídeos e jogos interativos.

Facilitar a troca de formulários

Existe uma série de formulários que fazem parte da rotina do programa de compliance. Em uma situação típica, eles são levados aos colaboradores e o preenchimento é realizado de maneira direta.

Devido aos desafios impostos pelo trabalho remoto, é preciso haver uma nova alternativa. Assim como acontece com as políticas corporativas, o preenchimento deve ser feito com auxílio de uma ferramenta digital.

O uso de uma plataforma com uma funcionalidade específica para este fim é uma solução. Desta forma, evita-se trocas constantes de e-mails e de anexos, que podem acabar causando atrasos e perdas de documentos.

As medidas tomadas para superar os desafios do compliance no trabalho remoto não devem ser apenas temporárias. Afinal, é provável que, em alguma medida, essa nova dinâmica de trabalho seja mantida no futuro.

As recomendações para superar desafios de compliance no trabalho remoto ajudam a otimizar o desempenho do programa de modo geral. As empresas capazes de exercer a flexibilidade para contornar esses desafios e adotar novas estratégias abrem portas para ganhar vantagem competitiva e se destacar no mercado.