Entre as muitas obrigações que precisam ser entregues pelas empresas brasileiras no começo do ano, a RAIS 2019 é um delas. O objetivo da RAIS -Relação Anual de Informações Sociais é fazer com que as empresas forneçam informações detalhadas ao Governo Federal sobre os empregadores e trabalhadores formais. Esses dados servem para que o os órgãos governamentais possam ter acesso a estatísticas de trabalho mais detalhadas, podendo implementar políticas públicas que possam beneficiar os trabalhadores de uma forma mais assertiva.
Apesar de essa obrigação existir há mais de quatro décadas, ainda há empresas que deixam de lado o envio na data prevista. Essa falta pode gerar taxas e multas desnecessárias ao caixa da companhia e, por essa razão, o melhor conselho é ficar atento à data-limite de envio do documento.
Nesse artigo, listamos algumas das dúvidas mais comuns sobre a RAIS 2019. Tire todas as suas dúvidas sobre o assunto e evite ficar em atraso com a documentação.
O termo RAIS é uma sigla para Relação Anual de Informações Sociais e deve ser entregue todos os anos por qualquer empresa inscrita no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) do Ministério da Fazenda. A legislação que regula esse tema existe desde a década de 70 (Decreto 76.900, de 23/12/1975) e está em vigor até hoje.
A RAIS Negativa foi instituída pelo Decreto 76.900 de 23 de dezembro de 1975. Seu objetivo é coletar dados sociais sobre o setor de trabalho para a gestão governamental. Em outras palavras, é a partir dessas informações que o Governo Federal tem acesso a dados para elaboração de estatísticas relacionadas ao trabalho, dados esses que servirão de base para tomada de decisão dos mais diversos órgãos governamentais.
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Praticamente todas as empresas têm a obrigação de declarar a RAIS 2019. O texto completo da portaria 39 pode ser conferido neste link. Abaixo você confere quais são as empresas obrigadas a fazer a declaração:
Devem ser indicados na RAIS 2019 todos os empregados contratados por empregadores, sejam eles pessoa física ou jurídica, sob o regime estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), com contrato de trabalho por prazo indeterminado ou determinado, inclusive aqueles contratados a título de experiência. Além desses, devem ser relacionados os seguintes:
Não, os MEIs não precisam entregar a declaração da RAIS 2019. Eles são a única exceção entre as empresas e seguem dispensados dessa obrigatoriedade. Tanto pelas novas regras quanto pelas regras antigas, se você é Microempreendedor Individual pode ficar tranquilo com relação a esse documento.
Todas as declarações devem ser feitas por intermédio do Programa Gerador de Arquivos RAIS – GDRAIS 2019. Trata-se de um software específico que será disponibilizado gratuitamente pela Receita Federal no site oficial. Não é possível utilizar o software do ano passado ou aplicativos de terceiros para fazer a declaração.
As empresas que encerraram as suas atividades em 2018 e ainda não entregaram a declaração da RAIS devem, obrigatoriamente, informar a data de encerramento das atividades e a data de desligamento dos empregados. As declarações do ano-base de 2017 também devem estar em dia no momento da entrega da RAIS cujo ano-base é 2018.
Aquelas empresas que possuírem mais de 11 vínculos devem utilizar ainda um certificado digital válido padrão ICP Brasil. Essa obrigatoriedade, porém, se aplica apenas a esse caso. As empresas que possuem menos de 11 empregados vinculados estão dispensadas do uso de um certificado digital e podem enviar a sua RAIS 2019 normalmente à base de dados da Receita Federal.
Sempre que você enviar um arquivo para a Receita Federal por meio do aplicativo padrão de envio da RAIS é emitido um número de protocolo de entrega no GDRAIS. Esse protocolo contém o número de Controle de Recepção e Expedição do Arquivo (CREA). Guarde bem esse número, pois ele é indispensável para se ter acesso ao Recibo de Entrega da RAIS.
O recibo é disponibilizado em até 5 dias úteis após a entrega da declaração. Para ter acesso a ele, é preciso acessar o site do Ministério do Trabalho e imprimir o seu recibo na área “Impressão de Recibo”. Além do número do CREA, será preciso informar o número do CNPJ e o CEI, caso houver.
A portaria 39, publicada no dia 14 de fevereiro de 2019 no Diário Oficial da União, estabelece como data de início para a entrega da Relação Anual de Informações Sociais o dia 15 de fevereiro. A entrega dos documentos pode ser feita até o dia 05 de abril de 2019.
Para evitar erros e inconsistências na hora de enviar as informações, é de suma importância que você faça uma correção geral no documento, atentando especialmente aos erros de digitação. O programa GDRAIS 2019 gera os relatórios necessários para correção de erros. São duas formas possíveis:
Para entendermos o que acontece com aqueles que não declararem a RAIS, se omitirem por alguma razão ou prestarem informações falsas ou inexatas, é preciso recorrer à Portaria 14, de 10 de fevereiro de 2006, do Ministério do Trabalho. Os artigos 2, 3 e 4, reproduzidos abaixo, tratam desse assunto.
Art. 2º – O empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.
Parágrafo único. O valor da multa resultante da aplicação do previsto no caput deste artigo, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:
I – de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;
II – de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 empregados;
III – de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;
IV – de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 empregados; e
V – de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 empregados.
Art. 3º – O empregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 26,60 (vinte e seis reais e sessenta centavos) por empregado omitido ou declarado falsa ou inexatamente.
Art. 4º – O valor resultante da aplicação dos arts. 2º e 3º será dobrado se o atraso na entrega ou correção do erro ou omissão ultrapassar o último dia do ano de exercício para entrega da RAIS em referência.
Vale lembrar que o pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho.
A declaração é utilizada como base de cálculo do abono salarial do trabalhador. Motivo pelo qual exige uma enorme precisão das informações, pois o empregador pode ser responsabilizado caso seu colaborador possa ter perdas em decorrência de dados incorretos.
Para assegurar o cuidado com essas informações, foram instituídas punições para quem não cumprir o seu envio.
Com Sage
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