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O eSocial já está em vigor para as empresas brasileiras e não será mais prorrogado. Além da sua implantação, todos os departamentos devem estar habituados ao sistema a partir de agora.
Isso porque o eSocial será um trabalho contínuo. Mais que a entrega da documentação atual, as empresas passarão a operar segundo os novos requisitos. Ele será o único modo de prestar contas ao Governo federal.
Neste artigo, você saberá como o eSocial irá redefinir processos nos departamentos financeiro, jurídico, RH, contabilidade e segurança no trabalho.
Antes de abordar as principais alterações originadas pelo novo sistema, é importante definir de que ele se trata. O eSocial foi criado para unificar as documentações referentes às obrigações trabalhistas e previdenciárias previstas em lei.
Até a sua criação, as empresas precisavam enviar dados a vários órgãos diferentes. Em alguns casos, o mesmo documento era submetido a mais de um órgão. Ou seja, não havia integração entre os órgãos do Governo Federal.
Com o sistema, o trabalho fica mais simples. Por meio de apenas uma declaração, todas as entidades do Governo que antes recolhiam esses dados, são capazes de recebe-los de uma só vez. A Secretaria da Receita Federal do Brasil, a Caixa Econômica Federal, o INSS e o Ministério do Trabalho e Emprego, compõem o Comitê Gestor do eSocial, responsável pelo sistema.
Além disso, será mais simples para os órgãos fiscalizadores acessarem tudo o que acontece em relações trabalhistas. O eSocial é composto por 45 eventos, que determinam as novas práticas para atualizações sobre o trabalhador.
Pode parecer um trabalho burocrático, mas a ideia do eSocial é justamente a desburocratização. Com o envio de informações em uma mesma plataforma, obrigações redundantes como RAIS, DIRF e CAGED tornam-se obsoletas.
Com soluções integradas, o detalhamento na entrega de documentos torna-se essencial. Muitas informações que antes eram de competência de apenas um setor, agora serão compartilhadas por todos.
Por exemplo, eventos que envolvem o RH e o departamento jurídico não exigirão duas entregas – uma de cada departamento. Dessa forma, o eSocial demanda maior interação entre os departamentos da empresa.
Muitas empresas estão tratando a implantação do eSocial como um caso único. Mas é preciso ter em mente que, mesmo após a adequação ao sistema, as empresas deverão continuar respeitando os prazos de entrega de documentos.
Antes, era comum deixar de gerar algumas informações sem que o governo pudesse identifica-las. Por exemplo, no caso de admissões, nem sempre as empresas instruíam seus novos funcionários a realizar exame médico.
Com o eSocial, as admissões têm que estar em total conformidade com a lei. Além disso, todo evento tem seu prazo específico. Portanto, não será mais possível faltar com nenhuma informação, bem como deve-se estar atento aos prazos de entrega de cada declaração.
A fim de evitar multas, é importante que todos os departamentos estejam familiarizados com o eSocial. Mapear, revisar e se adaptar aos novos processos é prioridade para que as entregas aconteçam dentro dos prazos. O sistema requer estudo para aplicação de todos os eventos.
A reorganização para esta nova cultura acontece, essencialmente, por meio de treinamentos especializados, como workshops e palestras sobre o eSocial.
Como vimos, o eSocial exige uma nova posição das empresas quanto às documentações legais que devem ser entregues ao Governo Federal. Ele redefine os processos que se firmarão nos próximos anos. Por isso, confira como cada departamento será reestruturado:
Rotinas relacionadas ao departamento, como pagamentos realizados, receitas e despesas de procedimentos, têm de estar de acordo com os eventos do eSocial. Entre os demonstrativos mais importantes, os gastos com pessoal exigem atenção.
Qualquer deslize na elaboração do orçamento e gestão de despesas pode ocasionar problemas no caixa e, portanto, multas para a empresa.
O eSocial estreitará a relação do jurídico com os demais departamentos, pois as informações referentes a processos judiciais que influenciam nos cálculos e encargos do FGTS precisarão constar no sistema. Ainda, processos trabalhistas, previdenciários e tributários também devem ser declarados.
A atenção às penalidades deve ser redobrada, pois cada evento conta com um prazo específico. Evitar atrasos e ausências na entrega dos dados ao sistema é o principal desafio deste departamento, bem como a substituição gradual de antigos processos para novas determinações.
Certamente, trata-se do setor com mudanças mais expressivas quando o assunto é eSocial. A adequação à automação é a principal demanda para este departamento. É necessário que o RH forneça com agilidade todas as atualizações sobre os funcionários da empresa. A admissão de funcionários, por exemplo, deve ser informada até o final do dia. Avisos prévios e desligamentos, por sua vez, em até um dia após o ocorrido. O sistema precisa estar quase sincronizado com a rotina do Departamento Pessoal.
A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) deve ser informada dentro dos prazos estipulados pelos eventos que se referem a afastamento por acidente ou doença. Dados como ASO, insalubridade, PPP e periculosidade também devem ser enviados eletronicamente ao Governo Federal por meio do eSocial.
A atenção deve ser redobrada para as normas regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego, do qual nem sempre as empresas têm os laudos em ordem. Os principais são: Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT), Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).
Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de implantação do programa se aproximando.
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