Por quanto tempo é preciso guardar documentos contábeis?

É indispensável que os donos de empresas saibam o prazo de guarda de documentos contábeis, pois, na prática, evita problemas trabalhistas e com o fisco, por exemplo. Ter essa organização ajuda o negócio a gerenciar melhor os seus recursos, podendo crescer de forma sustentável.

Apesar de ser preciso lidar com inúmeros documentos, se a equipe usar as ferramentas corretas de organização e acesso desses arquivos, muitas coisas podem ser simplificadas. 

A grande maioria dos documentos apresenta o mesmo prazo de guarda, contudo observar o tempo de vigência dos demais também é de grande importância.

Quer ficar por dentro do prazo de guarda dos principais documentos contábeis? Acompanhe a leitura!

Qual o prazo de guarda de documentos contábeis?

De modo geral, o período de armazenamento e preservação dos arquivos depende basicamente da natureza dos documentos e do seu objetivo. Os documentos contábeis, por exemplo, dividem-se em três partes: tributários, comerciais/fiscais e trabalhistas/previdenciários. 

Vejamos a seguir:

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Documentos Tributários

Essa categoria é a mais fácil de gerenciar. Isso porque o prazo de guarda é de cinco anos para todos os documentos contábeis, o que inclui as notas fiscais e os comprovantes de recolhimento de impostos.

Documentos comerciais e fiscais

Os documentos comerciais e fiscais também expiram no prazo de cinco anos, na grande maioria das vezes. Algumas exceções à essa regra são:

• compensação mercantil — 20 anos;
• contrato de seguros/informação de valores — 20 anos;
• contrato de seguros pessoal — 20 anos;
• contratos previdenciários privados — 20 anos;
• ações judiciais e administrativas — tempo indeterminado;
• novação e pagamentos mercantis — 20 anos;
• títulos ou contratos de investimentos coletivos — 8 anos;
• títulos de capitalização — 20 anos.

Documentos trabalhistas e previdenciários

O prazo de guarda de documentos trabalhistas e previdenciários também se assemelha bastante aos fiscais e comerciais. Algumas exceções são:

• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) — 36 anos;
• CAT (Comunicação de Acidentes de Trabalho) — 10 anos;
• GPS (Guia de Previdência Social) — 10 anos;
• Depósitos do FGTS — 30 anos;
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) — 20 anos;
• PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) — 20 anos;
• Contrato de trabalho - indeterminado;
• Ficha do colaborador - indeterminado.

Qual a importância de guardar os documentos?

Mesmo sendo uma prática muito comum, a liberação do espaço de armazenamento dos documentos deve ser feita cuidadosamente. Afinal, diversos arquivos são comprovantes fundamentais e jogá-los fora pode ocasionar problemas legais para a organização e gerar processos trabalhistas. 

Nesse caso, quando o armazenamento não é realizado pelo período correto, o negócio apresenta dificuldade de defesa durante alguma fiscalização de caráter fiscal ou trabalhista.

Portanto, a guarda de documentos contábeis garante a segurança nos processos e permite a rápida localização dos dados, com precisão. Desse modo, o armazenamento deve ser feito de maneira organizada, categorizando os assuntos e de acordo com o prazo.

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Documento perdido ou danificado. E agora?

As empresas que não apresentarem o processo de guarda de documentos adequados com as normas estão sujeitas a multas e penalidades da Receita Federal, assim como podem ser autuadas pelas autoridades fiscalizadoras.

Além do prejuízo financeiro com as multas, em casos mais graves, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, como também pode causar a interdição do estabelecimento ou o ajuizamento de execuções fiscais. Por esse motivo, a guarda de documentos é um processo indispensável para que a empresa esteja em dia com a lei.