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Dentre as obrigações das empresas está a escrituração e manutenção dos livros contábeis, que está prevista no Código Comercial Brasileiro. Diante disso, devem ser registradas todas as informações sobre acontecimentos financeiros do empreendimento ao longo do ano.
No entanto, muitos profissionais de contabilidade ainda enfrentam problemas com o fisco, devido à falta de atenção aos livros contábeis. Por isso, hoje vamos falar sobre os principais livros contábeis e a importância destes livros para a gestão contábil da sua empresa. Acompanhe!
São documentos onde estão registradas todas as informações de caráter econômico e financeiro de uma empresa. Através destas informações, é possível que o contador acompanhe a saúde financeira do empreendimento e, juntamente com o empresário, possam realizar um planejamento financeiro de médio a longo prazo.
Para cada tipo de empresa existe uma série de livros obrigatórios, e nós listamos abaixo os principais. Confira:
Livro Diário:
Neste livro devem ser registradas todas as movimentações financeiras, como as entradas e saídas que não alteram as finanças, assim como as obrigações fiscais e as provisões de recebíveis. É importante ressaltar que o livro diário se trata de uma obrigatoriedade pela legislação comercial, desta forma, é possível documentar a escrituração contábil de crédito e débito em ordem cronológica, por isso, tenha atenção ao registrar informações como a data e local, histórico e valor.
Vale ressaltar que é necessário registrar o Livro Diário no órgão competente - seja a junta comercial ou o cartório. O livro deverá estar encadernado, ter todas páginas numeradas, e não poderá conter rasuras, emendas ou borrões. Deverá ser escriturado em língua portuguesa e moeda nacional e não poderá conter espaços ou linhas em branco. Logo após essa elaboração, todos os registros servirão de base para ser feito o balanço patrimonial de sua empresa.
Livro Caixa:
Neste livro são registradas as operações relacionadas à bens numerários e ajuda na elaboração da Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC). Assim, os registros devem ser feitos de forma cronológica e devem constar data, histórico, entradas, saídas e saldo.
Este documento registra todas as operações que envolvam bens numerários, estes registros são feitos em ordem cronológica, ou seja, de acordo com as movimentações decorrentes de suas atividades. Este tem caráter facultativo, mas ainda é muito utilizado entre as empresas, pois, serve na maioria das vezes como um aliado para elaboração da obrigatória Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC).
Livro Razão:
Através desse livro é possível fazer o controle de todas as contas patrimoniais que foram descritas no Livro Diário, a fim de saber sobre os registros contábeis que possam estar em aberto. Desta forma, todos os lançamentos também deverão conter a data e histórico para os lançamentos a débito e, igualmente, data e histórico para os lançamentos a crédito.
Além disso, é preciso que o livro esteja disponível para consulta pelo período mínimo de cinco anos após o fim do exercício. No Livro Razão, cada uma das contas registradas no Livro Diário terá uma folha de controle exclusiva no Livro Razão; todos os lançamentos deverão conter as seguintes colunas: data e histórico para os lançamentos a débito e, igualmente, data e histórico para os lançamentos a crédito.
Livro de Registro de Prestação de Serviços:
Deve ser elaborado pelas empresas com o objetivo de registrar documentos fiscais relacionados àquelas que exerçam atividades que são sujeitas à apuração do ISS (Imposto Sobre Serviço) que se trata de um imposto municipal.
Livro de Registro de Inventário:
Ressaltamos que este livro é obrigatório para todas as empresas, de acordo com o Regulamento de Imposto de Renda (RIR). Através dele é possível registrar a quantidade e o valor de produtos, mercadorias, além de outros bens que estejam disponíveis na data em que será realizado o balanço patrimonial do período. Mesmo que seja obrigatório a especificidade da elaboração deste documento pode variar de acordo com a legislação de cada estado da federação.
Também são chamados de auxiliares e não representam, necessariamente, um dever para todas as empresas. Eles possuem à função de ajudar na organização e controle das informações da empresa. Diante disso, podemos destacar:
Livro de Inventário: é usado para registrar o estoque de mercadorias da empresa. Será de uso obrigatório sempre que a empresa mantiver produtos estocados no período de balanço; podendo ser anual ou trimestral (lucro real). Assim, devem ser registradas as informações relacionadas à mercadorias, matérias-primas, produtos manufaturados e em fabricação, etc.
Livro de Registro de Duplicatas: é opcional para as empresas, exceto quando a mesma adota um regime no qual ocorra vendas de mercadorias que gerem duplicatas. Assim, quando for emitida uma duplicata, é preciso escriturar o Livro de Registro de Duplicatas com data e valor de cada fatura expedida; nome e domicílio do cliente, sem que haja rasura, borrões, emendas ou entrelinhas estejam presentes no documento.
Livros de Entrada e de Saída de Mercadorias: são obrigatórios para quem atua no setor comercial e voltados à escrituração de documentos fiscais. É feito de forma similar ao Livro Diário, pois as informações devem ser registradas de maneira individual e cronológica.
Existem alguns benefícios em manter seus livros contábeis em dia, como:
Com a migração da escritura contábil convencional para o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), as empresas devem estar atentas, e verificar quais livros estão obrigadas a apresentar.
Assim, poderá manter a escrituração contábil, conforme legislação comercial e fazer a devida transmissão através da Escrituração Contábil Digital (ECD), conforme disposto na Instrução Normativa RFB 1.252/2012.
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Por Samara Arruda
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