Obrigações acessórias do Simples Nacional

Toda empresa brasileira está atribuída a duas obrigações que são devidas ao Governo Federal, as quais estão presentes tanto na legislação tributária quanto na trabalhista, sendo as principais os pagamentos de impostos com base no regime tributário adotado. 

As obrigações acessórias consistem em declarações com dados capazes de comprovar o fato gerador, bem como o cumprimento do pagamento. 

É importante dizer que essas obrigações também são direcionadas às empresas optantes pelo Simples Nacional, embora contem com um processo simplificado que é o propósito deste regime. 

Requisitos para se enquadrar no Simples Nacional 

Estão permitidas ao enquadramento no Simples Nacional, as Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e os Microempreendedores Individuais (MEI), de acordo com a Lei Complementar (LC) nº 123, de 14 de dezembro de 2016. 

Observe as características da empresas que podem optar pelo Simples Nacional:

• Faturamento máximo de R$ 4,8 milhões por ano;
• Não possuir débitos com o INSS;
• Cadastros fiscais regulares;
• Não exercer atividade com serviços financeiros;
• Não prestar serviços de transporte, salvo fluvial;
• Não importar combustíveis;
• Não fabricar veículos;
• Não gerar ou distribuir energia elétrica;
• Não prestar serviços imobiliários;
• Não ter capital em órgãos públicos;
• Sócios precisam residir no Brasil;
• Não produzir ou comercializar bebidas alcoólicas, cigarros, armas de fogo e refrigerantes.

Se a empresa não se enquadra em alguns dos requisitos mencionados acima, o conselho é para que o empreendedor busque pelo auxílio de um contador, para juntos verificarem qual o melhor caminho a ser seguido. 

Conheça a seguir as principais obrigações acessórias do Simples Nacional em cada âmbito.

Obrigações acessórias municipais

Nota fiscal e arquivamento 

Toda empresa que atua no setor de prestação de serviços ou comercialização de mercadorias, deve emitir a nota fiscal para cada negócio fechado. 

Isso porque, as notas fiscais são regulamentadas pelo município em que a empresa está instalada (nota fiscal de serviços) e pelo estado (nota fiscal de venda), com base em uma legislação própria. 

É importante dizer que tais documentos devem ser arquivados pela empresa por, no mínimo, cinco anos, caso precise comprovar o envio correto e adequado das obrigações acessórias.

DES

A Declaração Eletrônica de Serviços (DES) serve para informar a prefeitura sobre a emissão das notas fiscais sobre serviços prestados.

Sendo assim, é necessário enviar o DES, uma das obrigações acessórias que normalmente é transmitida no início do mês com base no faturamento do mês anterior. 

Nesta declaração é possível reforçar todos os dados apresentados na nota fiscal, como o município do fato gerador, serviços contratados, valor e cliente, ressaltando que cada município possui uma legislação distinta, motivo pelo qual é essencial conhecer o processo singular da cidade em questão. 

Obrigações acessórias federais

Declaração única

Conforme mencionado anteriormente, o Simples Nacional é o regime tributário criado para simplificar a facilitar a rotina dos gestores, além de reduzir os impostos pagos pelas pequenas empresas.

A partir daí ocorreu a criação da Declaração Única, uma das obrigações acessórias do Simples Nacional, responsável por informar e comprovar o pagamento dos tributos. 

Este formato de declaração deve ser enviado anualmente à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), até o último dia do mês de março, contendo dados socioeconômicos e fiscais da empresa com relação ao ano anterior. 

Os principais dados a serem indicados na Declaração Única, são:

• Saldo inicial e final das contas (caixa e banco);
• O faturamento do ano anterior;
• Lucro Líquido apurado;
• Número de funcionários de sua empresa;
• Dados dos sócios e suas participações;
• Pró-labore e distribuição de lucros;
• IRPF dos sócios.

DAS

Todo início de mês o contador responsável por uma empresa deve calcular o valor devido sobre os impostos daquele período mensal que se passou, se atentando às diferentes alíquotas junto a um sistema eletrônico próprio do Governo Federal. 

Se a receita bruta for auferida, a empresa deve efetuar o pagamento do Documento de Arrecadação Simplificado (DAS), até o 20º dia do mês subsequente. 

Ressaltando que o DAS consiste em uma guia para o pagamento de impostos, e não uma obrigação acessória em si. 

Tributos devidos pelo Simples Nacional

Todos sabem que o Simples Nacional promove a unificação dos tributos previstos na legislação brasileira em uma única guia. 

Portanto, entende-se que aqueles tributos que não são abrangidos pelo regime ficam isentos da obrigação principal. 

Ainda assim, é necessário cumprir as obrigações acessórias relativas a cada um deles:

• Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, Relativas a Títulos ou valores Mobiliários (IOF);
• Programa Integração Social (PIS / PASEP);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Imposto sobre Serviços (ISS);
• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP).

eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Operações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), é uma das obrigações acessórias direcionadas às empresas que contam com o auxílio de funcionários. 

Nele, deve ser informado ao Governo Federal, toda a movimentação trabalhista agregada aos trabalhadores, como:

• Dados pessoais;
• Remunerações;
• Folha de Pagamento;
• Faltas e afastamentos;
• Férias;
• Contribuições previdenciárias.

Livros fiscais e contábeis 

As empresas devem realizar o registro e controle de seu negócio através dos seguintes livros:

Livro Caixa: nele são escrituradas as movimentações financeiras e contábeis (caso não utilize o Livro Razão e Diário);

Livro Registro de Inventário: são escrituradas as movimentações do estoque;

Livro Registro de Entradas: neles são informadas as entradas de bens, mercadorias, aquisições de serviços de transporte e comunicação, quando gerar o ICMS;

Livro de Serviços Prestados e Tomados: quando o município não adotar a Declaração Eletrônica de Serviços como uma das obrigações acessórias.

É importante cumprir as exigências das obrigações acessórias corretamente para sua empresa não ter problemas com a fiscalização. 

É importante ressaltar que cada ramo de atividade possui regulamentações específicas, confira quais você deve adotar no seu negócio. 

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Por Laura Alvarenga